Le registre des certificats est la liste de tous les certificats délivrés par votre organisation. C’est là que vous vérifiez qui a un certificat valide, téléchargez les PDF pour un audit et corrigez une erreur en annulant un certificat.
Disponible pour les Administrateurs de l’organisation.
Ouvrir le registre
- 1Dans la barre latérale, ouvrez Certificats → Registre des certificats.
- 2Recherchez un apprenant ou un numéro de certificat dans le champ de recherche.
- 3Affinez la liste avec Type de registre et Statut (Actif ou Annulé).
Chaque ligne indique :
- le numéro et l’intitulé du certificat,
- le titulaire, le formateur et si l’apprenant a signé (Signé par le titulaire ou Non signé par le titulaire),
- le modèle,
- les dates : formation, Délivré et Expire (ou Sans expiration),
- le statut (Actif ou Annulé) et la signature numérique : Signé (plateforme), Signé (organisation) ou Non signé.
Qui aura bientôt besoin d’un recyclage
La date Expire montre quels certificats arrivent à échéance dans les prochaines semaines. Planifiez la prochaine formation pour ces personnes.
Actions sur un certificat
Ouvrez le menu Actions en bout de ligne. Selon le certificat, vous voyez :
- Ouvrir la page de vérification – la page publique vers laquelle mène le code QR du certificat,
- Télécharger – le PDF du certificat,
- Ajouter la signature de l’apprenant – quand le modèle exige la signature de l’apprenant et qu’elle manque encore,
- Finaliser — ajouter la signature numérique – quand un certificat n’est pas encore signé numériquement,
- Annuler – quand le certificat ne doit plus être utilisé,
- Supprimer – uniquement pour les certificats annulés qui n’ont jamais été finalisés. Un certificat finalisé est une preuve de formation : il peut être annulé, mais pas supprimé.
Page de vérification
Le code QR de chaque certificat ouvre une page de vérification publique. Tout le monde peut l’ouvrir sans se connecter : un employeur, un auditeur ou un inspecteur du travail. Elle indique qui a délivré le certificat, la formation, le numéro, le titulaire, les dates, la signature numérique et le statut : Valide, Annulé, Expiré ou Non finalisé.
En dessous, chacun peut importer le fichier PDF pour vérifier que le fichier lui-même n’a pas été modifié. Voir Signature numérique et clé de l’organisation.
Annuler un certificat
Annulez un certificat lorsqu’il ne doit plus être utilisé, par exemple parce qu’il a été délivré avec des données erronées.
- 1Ouvrez le menu Actions du certificat et cliquez sur Annuler.
- 2Saisissez le Motif d’annulation et confirmez.
Le certificat reste dans le registre avec le statut Annulé et son motif, et la page de vérification l’affiche comme Annulé. Vous pouvez ensuite supprimer un certificat annulé uniquement s’il n’a jamais été finalisé.
La suppression est définitive
Un certificat supprimé disparaît du registre pour de bon, et sa page de vérification indique alors que le certificat est introuvable. S’il avait le dernier numéro du registre, ce numéro peut être attribué au certificat suivant. Si vous voulez seulement qu’il ne soit plus utilisé, l’annulation suffit.
Actions groupées
- 1Cochez les certificats voulus.
- 2Utilisez la barre qui apparaît au-dessus de la liste. Elle n’affiche que les actions adaptées à la sélection : Télécharger les PDF (fichier ZIP) pour les certificats qui ont un PDF, Annuler (un motif pour tous) pour les certificats actifs et Supprimer pour les certificats annulés jamais finalisés.
FAQ
Que signifie « Non signé » ?
Le certificat n’a pas encore de signature numérique. En général, il attend la signature de l’apprenant. Après une délivrance en lot, cela peut aussi signifier que Télécharger le lot PDF n’a pas été cliqué et qu’aucun PDF n’a été créé. Si le certificat a un PDF et ne nécessite pas de signature de l’apprenant, utilisez Finaliser — ajouter la signature numérique.
Puis-je annuler une annulation ?
Non. Délivrez plutôt un nouveau certificat à la personne. Le certificat annulé reste dans l’historique.
La personne qui vérifie un certificat a-t-elle besoin d’un compte Skillsive ?
Non. La page de vérification du code QR est publique. Elle n’affiche que les données du certificat, pas d’autres données sur l’apprenant.