Signature numérique et clé de l’organisation

Les certificats délivrés dans Skillsive sont signés numériquement de façon automatique – il n’y a rien à configurer. Par défaut, c’est la clé de la plateforme Skillsive qui signe. Une organisation peut téléverser son propre certificat de signature ; à partir de ce moment, les nouveaux documents sont finalisés avec sa clé.

Pourquoi les certificats sont signés numériquement

La signature numérique est un sceau apposé sur le PDF. Elle permet au destinataire – employeur, auditeur ou inspecteur – de vérifier deux choses : qui a délivré le document et si le fichier a été modifié après coup.

Preuve d’origine. La signature indique qui a signé le document : la plateforme Skillsive ou votre organisation.
Détection des modifications. Toute retouche du fichier finalisé – date, nom, numéro de certificat – invalide la signature. Impossible de « corriger » un certificat sans que la vérification le montre.
Contrôle autonome. Le destinataire vérifie le document seul, sans contacter votre organisation.

La signature est la dernière opération appliquée au fichier : elle couvre tout ce qui y figure, y compris le code QR et les champs remplis.

Comment un destinataire vérifie un certificat

Il existe deux voies, et elles ne vérifient pas la même chose – la nuance compte.

Le code QR – vérifie la fiche

Le code QR du document ouvre une page de vérification avec la fiche du certificat : qui l’a délivré, quelle formation, le numéro, la date de délivrance et la date de validité, ainsi que son statut – Valide, Annulé, Expiré ou Non finalisé. La page indique aussi si le certificat a été signé avec la clé de la plateforme ou celle de l’organisation.

Le code QR répond donc à la question « ce certificat a-t-il vraiment été délivré et est-il toujours valable ? ». Il n’examine pas le PDF que l’on a entre les mains : les données viennent de la fiche, pas du fichier.

Le téléversement du PDF – vérifie le document lui-même

Pour confirmer que le fichier est l’original, déposez-le sur la page de vérification de signature. La page compare le fichier au registre des certificats délivrés dans Skillsive. Le résultat est l’une de ces cinq réponses :

Authentique – c’est le même fichier que celui délivré dans Skillsive. L’organisme qui l’a délivré s’affiche sous le résultat.
Annulé – le certificat a été délivré dans Skillsive, puis annulé. L’organisme qui l’a délivré s’affiche aussi.
Non valide – le document a été modifié après signature. Un tel fichier ne doit pas être considéré comme valide.
Impossible de confirmer – ce fichier ne figure pas dans le registre des certificats Skillsive. Une signature numérique valide ne suffit pas : ce qui compte, c’est que ce fichier précis ait été délivré dans Skillsive.
Aucune signature numérique – c’est le cas, par exemple, d’une impression réenregistrée en PDF.

Pour les trois dernières réponses, scannez le QR code du certificat ou demandez le fichier PDF original à l’organisme qui l’a délivré.

En résumé : le code QR prouve que le certificat existe et reste valable ; le téléversement du fichier prouve que ce PDF précis est bien l’original intact.

Page de vérification avec la section Vérifier un fichier PDF et le bouton Choisir un PDF

Quand le certificat est signé

Un certificat est finalisé au moment où son PDF est créé : juste après la délivrance d’un certificat unique, ou quand vous cliquez sur Télécharger le lot PDF après une délivrance en lot. Si le modèle exige la signature de l’apprenant, la finalisation n’a lieu qu’une fois celle-ci apposée – jusque-là, le document n’a pas encore de signature numérique. Le registre des certificats indique si le document a été signé avec la clé de la plateforme ou celle de l’organisation.

Quand ajouter votre propre clé

Vous n’avez rien à faire pour que les certificats soient signés : sans fichier à vous, c’est la clé de la plateforme Skillsive qui s’en charge. Ajoutez un certificat de signature de l’organisation si :

les documents doivent être signés avec une clé appartenant à l’organisation,
les destinataires doivent voir l’organisation comme partie signataire,
vos procédures internes exigent votre propre certificat de signature.

Importer le certificat

Disponible pour les Administrateurs de l’organisation. Il vous faut le certificat sous forme de fichier .pfx ou .p12 et son mot de passe.

1Ouvrez Paramètres de l’organisation → Sécurité.
2Faites défiler jusqu’à la carte Certificat de signature. Avant le premier import, elle indique que les certificats sont signés avec la clé de la plateforme Skillsive.
3Sous Fichier de certificat (.pfx), cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier.
4Saisissez le Mot de passe du certificat. Laissez-le vide si le fichier n’a pas de mot de passe.
5Cliquez sur Importer le certificat.

Carte Certificat de signature avant l’import d’un fichier

Après un import réussi, la carte affiche Certificat actuel avec Sujet, Valide à partir du, Valide jusqu’au, Empreinte et le statut Actif. Dès lors, les nouveaux certificats sont signés avec votre clé et le registre les affiche comme Signé (organisation).

Surveillez la date de validité

Un certificat expiré ne peut rien signer : la finalisation des nouveaux certificats échouera tant que vous n’aurez pas téléversé un fichier à jour. Les dates de validité figurent sur la carte du certificat.

Sécurité

Le fichier du certificat sert à signer des documents. Traitez-le comme un élément sensible de l’organisation et ne le partagez qu’avec les personnes chargées de la sécurité. La clé privée téléversée est stockée chiffrée dans Azure Key Vault et n’est jamais partagée avec d’autres organisations.

Supprimer le certificat

Pour ne plus utiliser votre propre clé, cliquez sur Supprimer le certificat sur la carte. Les certificats finalisés ensuite sont signés avec la clé par défaut de la plateforme Skillsive.

Ne partez pas du principe que la suppression de la clé modifie automatiquement les PDF déjà finalisés et signés auparavant.

FAQ

Devons-nous importer notre propre certificat ?

Non. Sans lui, chaque certificat est signé avec la clé de la plateforme Skillsive et peut être vérifié de la même façon.

Les certificats délivrés auparavant seront-ils signés de nouveau avec notre clé ?

Non. La clé ne sert qu’aux certificats finalisés après l’import. Les précédents conservent leur signature.

Où obtenir un fichier .pfx ?

Auprès de votre service informatique ou d’un prestataire de services de confiance qui délivre des certificats de signature aux organisations. Skillsive ne délivre pas ce type de fichier.