In Skillsive ausgestellte Zertifikate werden automatisch digital signiert – ohne jede Einrichtung. Standardmäßig übernimmt das der Plattformschlüssel von Skillsive. Eine Organisation kann ein eigenes Signaturzertifikat hochladen; ab diesem Zeitpunkt werden neue Dokumente mit deren Schlüssel finalisiert.
Wozu Zertifikate digital signiert werden
Eine digitale Signatur ist ein Siegel auf der PDF-Datei. Der Empfänger – Arbeitgeber, Auditor oder Aufsichtsperson – prüft damit zwei Dinge: wer das Dokument ausgestellt hat und ob die Datei danach verändert wurde.
- Herkunftsnachweis. In der Signatur steht, wer unterschrieben hat: die Plattform Skillsive oder Ihre Organisation.
- Änderungen werden erkannt. Jede Bearbeitung der fertigen Datei – Datum, Name, Zertifikatsnummer – macht die Signatur ungültig. Ein Zertifikat lässt sich nicht „korrigieren“, ohne dass die Prüfung es anzeigt.
- Unabhängige Kontrolle. Der Empfänger prüft das Dokument selbst, ohne Ihre Organisation zu kontaktieren.
Die Signatur ist der letzte Schritt an der Datei – sie umfasst alles Sichtbare, einschließlich QR-Code und ausgefüllter Felder.
Wie Empfänger ein Zertifikat prüfen
Es gibt zwei Wege, und sie prüfen Unterschiedliches – der Unterschied ist wichtig.
Der QR-Code – prüft den Eintrag
Der QR-Code auf dem Dokument öffnet eine Prüfseite mit dem Eintrag dieses Zertifikats: wer es ausgestellt hat, welche Schulung, Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum sowie den Status Gültig, Widerrufen, Abgelaufen oder Nicht finalisiert. Ebenso ist zu sehen, ob mit dem Plattform- oder dem Organisationsschlüssel signiert wurde.
Der QR-Code beantwortet also die Frage „wurde dieses Zertifikat wirklich ausgestellt und gilt es noch?“. Die vorliegende PDF-Datei prüft er nicht – die Daten stammen aus dem Eintrag, nicht aus der Datei.
Das Hochladen der PDF-Datei – prüft das Dokument selbst
Um zu bestätigen, dass die Datei das Original ist, laden Sie sie auf der Seite zur Signaturprüfung hoch. Die Seite gleicht die Datei mit dem Register der in Skillsive ausgestellten Zertifikate ab. Das Ergebnis ist eine von fünf Antworten:
- Echt – das ist dieselbe Datei, die in Skillsive ausgestellt wurde. Unter dem Ergebnis steht der Aussteller.
- Widerrufen – das Zertifikat wurde in Skillsive ausgestellt, später aber widerrufen. Auch hier steht der Aussteller.
- Ungültig – das Dokument wurde nach der Signatur geändert. Eine solche Datei sollte nicht als gültig gelten.
- Nicht bestätigt – diese Datei ist nicht im Skillsive-Zertifikatsregister. Eine gültige digitale Signatur allein genügt nicht: Entscheidend ist, ob genau diese Datei in Skillsive ausgestellt wurde.
- Keine digitale Signatur – so sieht z. B. ein Ausdruck aus, der erneut als PDF gespeichert wurde.
Bei den letzten drei Antworten scannen Sie den QR-Code auf dem Zertifikat oder fordern beim Aussteller die Original-PDF an.
Kurz gesagt: Der QR-Code belegt, dass das Zertifikat existiert und noch gilt; das Hochladen der Datei belegt, dass genau diese PDF-Datei das unveränderte Original ist.
Wann ein Zertifikat signiert wird
Ein Zertifikat wird finalisiert, wenn sein PDF entsteht: direkt nach dem Ausstellen eines einzelnen Zertifikats oder wenn Sie nach dem gesammelten Ausstellen auf PDF-Paket herunterladen klicken. Verlangt die Vorlage eine Teilnehmerunterschrift, erfolgt die Finalisierung erst nach dieser Unterschrift – bis dahin hat das Dokument noch keine digitale Signatur. Im Zertifikatsregister ist zu sehen, ob mit dem Plattform- oder dem Organisationsschlüssel signiert wurde.
Wann ein eigener Schlüssel sinnvoll ist
Sie müssen nichts tun, damit Zertifikate signiert werden – ohne eigene Datei signiert sie der Plattformschlüssel von Skillsive. Fügen Sie ein Signaturzertifikat der Organisation hinzu, wenn:
- Dokumente mit einem Schlüssel der Organisation signiert werden sollen,
- Empfänger die Organisation als signierende Stelle sehen sollen,
- interne Prozesse ein eigenes Signaturzertifikat verlangen.
Zertifikat hochladen
Verfügbar für Administratoren der Organisation. Sie brauchen das Zertifikat als .pfx- oder .p12-Datei und sein Passwort.
- 1Öffnen Sie Organisationseinstellungen → Sicherheit.
- 2Scrollen Sie zur Karte Signaturzertifikat. Vor dem ersten Upload steht dort, dass Zertifikate mit dem Plattformschlüssel von Skillsive signiert werden.
- 3Klicken Sie unter Zertifikatsdatei (.pfx) auf Datei auswählen und wählen Sie die Datei.
- 4Geben Sie das Zertifikatspasswort ein. Lassen Sie es leer, wenn die Datei kein Passwort hat.
- 5Klicken Sie auf Zertifikat hochladen.
Nach erfolgreichem Upload zeigt die Karte Aktuelles Zertifikat mit Antragsteller, Gültig ab, Gültig bis, Fingerabdruck und dem Status Aktiv. Ab dann werden neue Zertifikate mit Ihrem Schlüssel signiert, und das Register zeigt sie als Signiert (Organisation).
Achten Sie auf die Gültigkeit
Mit einem abgelaufenen Zertifikat lässt sich nichts signieren – die Finalisierung neuer Zertifikate schlägt so lange fehl, bis Sie eine aktuelle Datei hochladen. Die Gültigkeitsdaten stehen auf der Zertifikatskarte.
Sicherheit
Die Zertifikatsdatei dient zum Signieren von Dokumenten. Behandeln Sie sie als vertrauliches Material der Organisation und geben Sie sie nur an Personen weiter, die für Sicherheit zuständig sind. Der hochgeladene private Schlüssel wird verschlüsselt in Azure Key Vault gespeichert und nicht mit anderen Organisationen geteilt.
Zertifikat entfernen
Um Ihren eigenen Schlüssel nicht mehr zu verwenden, klicken Sie auf der Karte auf Zertifikat entfernen. Danach finalisierte Zertifikate werden mit dem Standardschlüssel der Skillsive-Plattform signiert.
Gehen Sie nicht davon aus, dass das Entfernen des Schlüssels bereits finalisierte und signierte PDF-Dateien nachträglich verändert.
FAQ
Müssen wir ein eigenes Zertifikat hochladen?
Nein. Ohne eigenes Zertifikat wird jedes Zertifikat mit dem Plattformschlüssel von Skillsive signiert und lässt sich genauso prüfen.
Werden früher ausgestellte Zertifikate mit unserem Schlüssel neu signiert?
Nein. Der Schlüssel gilt nur für Zertifikate, die nach dem Upload finalisiert werden. Frühere behalten ihre bisherige Signatur.
Woher bekommen wir eine .pfx-Datei?
Von Ihrer IT-Abteilung oder von einem Vertrauensdiensteanbieter, der Signaturzertifikate für Organisationen ausstellt. Skillsive stellt solche Dateien nicht aus.