Das Zertifikatsregister ist die Liste aller Zertifikate, die Ihre Organisation ausgestellt hat. Hier sehen Sie, wer ein gültiges Zertifikat hat, laden PDFs für ein Audit herunter und korrigieren Fehler, indem Sie ein Zertifikat annullieren.
Verfügbar für Administratoren der Organisation.
Register öffnen
- 1Öffnen Sie in der Seitenleiste Zertifikate → Zertifikatsregister.
- 2Suchen Sie im Suchfeld nach einem Teilnehmer oder einer Zertifikatsnummer.
- 3Grenzen Sie die Liste mit Registertyp und Status (Aktiv oder Annulliert) ein.
Jede Zeile zeigt:
- Nummer und Titel des Zertifikats,
- Empfänger, Ausbilder und ob der Teilnehmer unterschrieben hat (Vom Teilnehmer unterschrieben oder Keine Teilnehmerunterschrift),
- die Vorlage,
- die Daten: Schulung, Ausgestellt und Läuft ab (oder Kein Ablaufdatum),
- den Status (Aktiv oder Annulliert) und die digitale Signatur: Signiert (Plattform), Signiert (Organisation) oder Nicht signiert.
Wer bald eine Wiederholungsunterweisung braucht
Am Datum Läuft ab sehen Sie, welche Zertifikate in den nächsten Wochen ablaufen. Planen Sie für diese Personen die nächste Schulung.
Aktionen für ein Zertifikat
Öffnen Sie das Menü Aktionen am Ende einer Zeile. Je nach Zertifikat sehen Sie:
- Prüfseite öffnen – die öffentliche Seite, zu der der QR-Code auf dem Zertifikat führt,
- Herunterladen – das PDF des Zertifikats,
- Teilnehmerunterschrift hinzufügen – wenn die Vorlage die Unterschrift des Teilnehmers verlangt und sie noch fehlt,
- Finalisieren — digitale Signatur hinzufügen – wenn ein Zertifikat noch nicht digital signiert ist,
- Annullieren – wenn das Zertifikat nicht mehr verwendet werden soll,
- Löschen – nur für annullierte Zertifikate, die nie finalisiert wurden. Ein finalisiertes Zertifikat ist ein Schulungsnachweis: Es lässt sich annullieren, aber nicht löschen.
Prüfseite
Der QR-Code auf jedem Zertifikat öffnet eine öffentliche Prüfseite. Jeder kann sie ohne Anmeldung öffnen – ein Arbeitgeber, ein Auditor oder eine Aufsichtsperson. Sie zeigt, wer das Zertifikat ausgestellt hat, die Schulung, die Nummer, den Empfänger, die Daten, die digitale Signatur und den Status: Gültig, Widerrufen, Abgelaufen oder Nicht finalisiert.
Darunter kann jeder die PDF-Datei hochladen, um zu prüfen, ob die Datei selbst verändert wurde. Siehe Digitale Signatur und eigener Schlüssel.
Zertifikat annullieren
Annullieren Sie ein Zertifikat, wenn es nicht mehr verwendet werden soll, z. B. weil es mit falschen Daten ausgestellt wurde.
- 1Öffnen Sie das Menü Aktionen des Zertifikats und klicken Sie auf Annullieren.
- 2Geben Sie den Annullierungsgrund ein und bestätigen Sie.
Das Zertifikat bleibt mit dem Status Annulliert und dem Grund im Register, und die Prüfseite zeigt es als Widerrufen. Ein annulliertes Zertifikat können Sie anschließend nur löschen, wenn es nie finalisiert wurde.
Löschen lässt sich nicht rückgängig machen
Ein gelöschtes Zertifikat verschwindet endgültig aus dem Register, und seine Prüfseite meldet dann, dass das Zertifikat nicht gefunden wurde. Hatte es die letzte Nummer im Register, kann diese Nummer an das nächste Zertifikat vergeben werden. Wenn es nur nicht mehr verwendet werden soll, genügt das Annullieren.
Sammelaktionen
- 1Markieren Sie die gewünschten Zertifikate.
- 2Nutzen Sie die Leiste, die über der Liste erscheint. Sie zeigt nur die Aktionen, die zur Auswahl passen: PDFs herunterladen (ZIP-Datei) für Zertifikate mit PDF, Annullieren (ein Grund für alle) für aktive und Löschen für annullierte, nie finalisierte.
FAQ
Was bedeutet „Nicht signiert“?
Das Zertifikat hat noch keine digitale Signatur. Meist wartet es auf die Unterschrift des Teilnehmers. Nach dem gesammelten Ausstellen kann es auch bedeuten, dass nicht auf PDF-Paket herunterladen geklickt wurde und daher kein PDF entstanden ist. Hat das Zertifikat ein PDF und braucht keine Teilnehmerunterschrift, verwenden Sie Finalisieren — digitale Signatur hinzufügen.
Kann ich das Annullieren rückgängig machen?
Nein. Stellen Sie der Person stattdessen ein neues Zertifikat aus. Das annullierte bleibt in der Historie.
Braucht die prüfende Person ein Skillsive-Konto?
Nein. Die Prüfseite aus dem QR-Code ist öffentlich. Sie zeigt nur die Daten des Zertifikats, keine weiteren Daten des Teilnehmers.