Un grupo de participantes reúne a las personas que reciben las mismas formaciones con el mismo plazo: un turno, un centro, un departamento o todos los carretilleros. En lugar de asignar un curso a 30 personas una a una, lo asignas al grupo y ves al momento quién ha terminado y quién va con retraso.
Disponible para los Administradores de la organización.
Abre los grupos
- 1Abre Participantes → Grupos de participantes.
- 2Arriba ves cuántos grupos hay, cuántos participantes están en grupos, cuántas finalizaciones están vencidas y cuántos certificados quedan por emitir.
- 3Cada tarjeta muestra el progreso del grupo, el próximo plazo y avisos como vencidos o por emitir. Haz clic en una tarjeta para abrir el grupo.
Crea un grupo
- 1Haz clic en Nuevo grupo.
- 2Escribe el Nombre del grupo, por ejemplo «Almacén – turno A». El nombre debe ser único en tu organización.
- 3Elige un Color del grupo y un Icono del grupo: te ayudan a distinguir los grupos en las listas.
- 4Si quieres, añade una Descripción: quién forma parte del grupo y por qué.
- 5En Miembros, marca a los participantes del grupo. El buscador te ayuda a encontrarlos antes. Se necesita al menos una persona.
- 6Haz clic en Crear grupo.
Un participante puede estar en varios grupos, por ejemplo «Poznań Hub» y «First aiders».
Revisa el progreso del grupo
La página del grupo tiene tres pestañas:
- Resumen: las cifras clave (miembros del grupo, certificados emitidos y por emitir, finalizaciones vencidas) y el progreso de cada formación.
- Formaciones: las formaciones asignadas al grupo, con plazos y certificados.
- Matriz de miembros: una tabla con una fila por persona y una columna por formación.
Si alguien del grupo ha superado un plazo, en Resumen aparece un aviso amarillo con las formaciones vencidas y el botón Enviar recordatorio.
Asigna una formación al grupo
- 1Abre el grupo y ve a la pestaña Formaciones.
- 2Haz clic en Asignar formación y elige una formación existente. El grupo adopta su periodo y su plazo, y todos los miembros actuales pasan a ser participantes.
- 3Deja activado Obligatoria para este grupo si la formación cuenta para la finalización completa del grupo.
- 4Haz clic en Asignar formación.
¿Todavía no hay una formación adecuada? Haz clic en Crear una formación nueva en la misma ventana. Consulta Calendario de formación.
En la tabla, cada formación tiene botones de icono con texto de ayuda: el lápiz (Editar plazo), el icono de desvincular (Desvincular formación) y, solo cuando alguien espera un certificado, el icono de certificado (Emitir certificados).
El plazo es de la formación, no del grupo
Editar plazo cambia las fechas de toda la formación: para todos los grupos y personas asignados, no solo para este grupo.
Trabaja con la matriz de miembros
La pestaña Matriz de miembros muestra a cada miembro y el estado de cada formación: completada, en curso, sin empezar o vencida.
- 1Haz clic en Añadir miembros para sumar personas. Se les aplican todas las formaciones que el grupo ya tiene asignadas.
- 2Marca una o varias personas para ver las acciones en bloque:
- Recordar: envía un recordatorio por correo sobre las formaciones que aún no han completado,
- Emitir certificados: abre la emisión en bloque para quienes han completado una formación,
- Quitar del grupo: saca a las personas del grupo. Sus finalizaciones se conservan.
- 3Haz clic en Exportar para descargar la matriz en CSV o Excel.
El recordatorio necesita un correo electrónico
El recordatorio se envía por correo, en el idioma del participante. Las personas sin correo electrónico se omiten y, tras el envío, un mensaje te dice cuántas. No se envían recordatorios de formaciones que aún no han empezado ni a quienes ya las han completado.
Emite certificados para el grupo
Haz clic en Emitir certificados en la parte superior de la página del grupo (el botón está activo cuando alguien espera un certificado). Elige la formación, la plantilla de certificado y la fecha de emisión, revisa los destinatarios y confirma. Antes, el curso debe tener una plantilla de certificado vinculada: consulta Asignación de certificado.
FAQ
¿Un miembro nuevo tiene que hacer las formaciones asignadas antes?
Sí. Las formaciones se asignan al grupo, así que una persona añadida después pasa a participar en todas las formaciones del grupo, con el mismo plazo.
¿Qué pasa con las finalizaciones si quito a alguien del grupo?
No se borra nada, pero la persona también sale de las formaciones del grupo: deja de contar en las estadísticas y no recibe más recordatorios, salvo que esté asignada a una formación de forma individual. Sus finalizaciones y certificados siguen en Detalles del participante.
¿Por qué algunas personas no recibieron el recordatorio?
No tienen correo electrónico, ya completaron la formación o la formación aún no ha empezado. Añade los correos en la lista de participantes; para ello hace falta el contrato de encargo del tratamiento.
¿Puede una persona estar en dos grupos con la misma formación?
Sí. Entre los participantes de esa formación se cuenta una sola vez.