Una formación es un curso (o un curso personalizado) con un periodo de realización: desde cuándo y hasta cuándo deben completarlo las personas. La asignas a grupos de participantes o a personas concretas, y el calendario muestra quién ha terminado, quién va con retraso y a quién le falta el certificado. Es útil para formaciones periódicas, por ejemplo el mismo curso contra incendios cada año.
Disponible para los Administradores de la organización.
Abre el calendario
- 1Abre Formaciones → Calendario de formación.
- 2Arriba ves cuántas formaciones están En curso, Vencidas y Programadas, y cuántos certificados quedan por emitir.
- 3Filtra la lista con el buscador o con los botones de estado (Todas, Vencida, En curso, Programada, Completada).
Cada fila muestra el periodo de realización, los días que quedan (o cuánto lleva vencida), cuántas personas la han completado y cuántos certificados faltan por emitir.
Estados de una formación
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Programada | El periodo de la formación aún no ha empezado. |
| En curso | El periodo de realización está abierto. |
| Vencida | El plazo ha pasado y algunas personas no la han completado. |
| Completada | Todos los participantes la han completado. |
Crea una formación
- 1Haz clic en Nueva formación.
- 2En Curso o curso personalizado, elige lo que deben completar. La lista incluye los cursos de tu suscripción y los cursos personalizados de tu organización.
- 3Elige el Mes y el Año. El periodo pasa al nombre de la formación y fija el plazo en todo el mes.
- 4Si hace falta, cambia las fechas en Comienza y Vence.
- 5En Asignar grupos de participantes, marca uno o varios grupos. En O añade personas concretas, añade personas que no estén en esos grupos.
- 6Revisa el resumen de abajo (grupos, personas añadidas una a una, total de participantes) y haz clic en Crear formación.
Un curso completado antes del inicio no cuenta
Solo cuentan las finalizaciones iniciadas en la fecha de Comienza o después. Quien complete el curso después de la fecha de Vence cuenta igualmente como completado; hasta entonces, la formación simplemente aparece como vencida.
Sigue una formación
Haz clic en una formación de la lista para abrirla. Arriba ves el curso, el periodo, el estado y dos botones: Duplicar para el siguiente periodo y Emitir certificados; cuando hay certificados pendientes, el botón muestra cuántos, por ejemplo Emitir 2 certificados.
La página tiene tres pestañas:
- Resumen: participantes, finalizaciones, vencidos y certificados, con la finalización de cada grupo asignado.
- Participantes: todas las personas que deben completar la formación, con progreso, puntuación, estado y certificado.
- Asignaciones: los grupos y las personas asignados a la formación.
Envía recordatorios y exporta los participantes
- 1Abre la pestaña Participantes.
- 2Usa los filtros Todos, No completado, Vencido, Pendiente de certificado, Completado o el buscador.
- 3Marca personas y haz clic en Enviar recordatorio o en Emitir certificados para quienes la hayan completado.
- 4Haz clic en Exportar para descargar la lista de participantes en CSV o Excel, por ejemplo para una auditoría o un informe a tu responsable.
Quién recibe un recordatorio
Los recordatorios se envían por correo solo a quienes no han completado la formación. Las personas sin correo electrónico se omiten y no se envía nada para una formación que aún no ha empezado.
Asigna un grupo o una persona más tarde
- 1Abre la pestaña Asignaciones.
- 2Haz clic en Asignar un grupo para añadir un grupo entero o en Asignar una persona para añadir personas concretas. No hace falta que pertenezcan a ningún grupo.
- 3Para quitar a alguien de la formación, haz clic en el icono de desvincular junto al grupo o la persona (su texto de ayuda dice Desvincular grupo o Desvincular persona).
Cada persona cuenta una sola vez, aunque esté en dos grupos asignados.
Repite la formación en el siguiente periodo
Haz clic en Duplicar para el siguiente periodo en la página de la formación. Se abre el formulario con el mismo curso y los mismos grupos y personas, ajustado al mes siguiente. Revisa las fechas y haz clic en Crear formación. La formación original no cambia.
Emite certificados
Haz clic en Emitir certificados en la página de la formación. Elige la plantilla de certificado y la fecha de emisión, revisa los destinatarios y confirma. Después puedes descargar todos los certificados a la vez con Descargar paquete PDF. Si la ventana indica que el curso no tiene plantilla, configura primero la asignación de certificado.
FAQ
¿Puedo cambiar el plazo después de crear la formación?
Sí. En la pestaña Formaciones de un grupo asignado, haz clic en Editar plazo junto a la formación. Las nuevas fechas se aplican a todos los grupos y personas de esa formación. Una formación asignada solo a personas concretas no tiene en el panel un lugar para cambiar el plazo: en ese caso, crea una formación nueva con las fechas correctas.
Alguien entró en el grupo cuando la formación ya había empezado. ¿Tengo que añadirlo?
No. Los miembros de un grupo asignado son participantes automáticamente, también los que se añaden después.
¿Por qué una persona que completó el curso aparece como no completado?
Seguramente lo completó antes de la fecha de Comienza. Solo cuentan las finalizaciones iniciadas en la fecha de Comienza o después, sin límite final.
¿Puedo usar un curso personalizado en el calendario?
Sí. Los cursos personalizados aparecen en la lista Curso o curso personalizado, en una sección aparte.