Los certificados emitidos en Skillsive se firman digitalmente de forma automática: no hay nada que configurar. Por defecto lo hace la clave de la plataforma Skillsive. Una organización puede subir su propio certificado de firma y, a partir de ese momento, los nuevos documentos se finalizan con su clave.
Por qué los certificados se firman digitalmente
La firma digital es un sello sobre el PDF. Permite al destinatario (un empleador, un auditor o un inspector de trabajo) comprobar dos cosas: quién emitió el documento y si el archivo se modificó después.
- Prueba de origen. La firma indica quién firmó el documento: la plataforma Skillsive o tu organización.
- Detección de cambios. Cualquier modificación del archivo terminado (una fecha, un nombre, un número de certificado) invalida la firma. Un certificado no se puede «corregir» sin que la verificación lo muestre.
- Comprobación independiente. El destinatario verifica el documento por su cuenta, sin contactar con tu organización.
La firma es la última operación que se aplica al archivo, así que cubre todo lo que se ve en él, incluidos el código QR y los campos rellenados.
Cómo verifica un certificado el destinatario
Hay dos vías y comprueban cosas distintas: conviene conocer la diferencia.
El código QR: comprueba el registro
El código QR del documento abre una página de verificación con el registro de ese certificado: quién lo emitió, qué formación, el número, las fechas de emisión y caducidad, y si está Válido, Revocado, Caducado o Sin finalizar. También muestra si se firmó con la clave de la plataforma o con la de la organización.
El código QR responde a «¿se emitió de verdad este certificado y sigue siendo válido?». No examina el PDF que alguien tiene en la mano: los datos vienen del registro, no del archivo.
Subir el PDF: comprueba el propio documento
Para confirmar que el archivo es el original, súbelo a la página de verificación de firma. La página compara el archivo con el registro de certificados emitidos en Skillsive. El resultado es una de estas cinco respuestas:
- Auténtico: es el mismo archivo que se emitió en Skillsive. Debajo del resultado aparece el emisor.
- Revocado: el certificado se emitió en Skillsive, pero después se revocó. También aparece el emisor.
- No válido: el documento se modificó después de firmarse. Un archivo así no debe considerarse válido.
- No podemos confirmarlo: este archivo no está en el registro de certificados de Skillsive. Una firma digital válida no basta: lo que cuenta es si este archivo exacto se emitió en Skillsive.
- Sin firma digital: así se ve, por ejemplo, una copia impresa guardada de nuevo como PDF.
En los tres últimos casos, escanea el código QR del certificado o pide al emisor el archivo PDF original.
En resumen: el código QR demuestra que el certificado existe y sigue siendo válido; subir el archivo demuestra que ese PDF concreto es el original sin modificar.
Cuándo se firma el certificado
Un certificado se finaliza cuando se crea su PDF: justo después de emitir un certificado suelto, o cuando haces clic en Descargar paquete PDF tras una emisión en bloque. Si la plantilla exige la firma del participante, la finalización llega cuando el participante firma; hasta entonces, el documento no tiene firma digital. El registro de certificados muestra si un documento se firmó con la clave de la plataforma o con la de la organización.
Cuándo añadir tu propia clave
No tienes que hacer nada para que los certificados se firmen: sin un archivo propio, los firma la clave de la plataforma Skillsive. Añade un certificado de firma de la organización si:
- los documentos deben firmarse con una clave de la organización,
- los destinatarios deben ver a la organización como firmante,
- tus procedimientos internos exigen un certificado de firma propio.
Subir el certificado
Disponible para los Administradores de la organización. Necesitas el certificado en un archivo .pfx o .p12 y su contraseña.
- 1Abre Configuración de la organización → Seguridad.
- 2Baja hasta la tarjeta Certificado de firma. Antes de la primera subida, indica que los certificados se firman con la clave de la plataforma Skillsive.
- 3En Archivo de certificado (.pfx), haz clic en Elegir archivo y selecciona el archivo.
- 4Escribe la Contraseña del certificado. Déjala vacía si el archivo no tiene contraseña.
- 5Haz clic en Subir certificado.
Si la subida sale bien, la tarjeta muestra Certificado actual con Sujeto, Válido desde, Válido hasta, Huella digital y el estado Activo. A partir de entonces, los certificados nuevos se firman con tu clave y el registro los muestra como Firmado (organización).
Vigila la fecha de caducidad
Un certificado caducado no puede firmar nada: la finalización de nuevos certificados fallará hasta que subas un archivo vigente. Las fechas de validez aparecen en la tarjeta del certificado.
Seguridad
El archivo del certificado sirve para firmar documentos. Trátalo como material sensible de la organización y compártelo solo con quien administra la seguridad. La clave privada subida se guarda cifrada en Azure Key Vault y nunca se comparte con otras organizaciones.
Eliminar el certificado
Para dejar de usar tu propia clave, haz clic en Eliminar certificado en la tarjeta. Los certificados que se finalicen después se firmarán con la clave por defecto de la plataforma Skillsive.
No des por hecho que eliminar la clave cambia los PDF que ya se finalizaron y firmaron antes.
FAQ
¿Tenemos que subir nuestro propio certificado?
No. Sin él, cada certificado se firma con la clave de la plataforma Skillsive y se puede verificar igual.
¿Los certificados emitidos antes se firmarán de nuevo con nuestra clave?
No. La clave solo se usa para certificados finalizados después de la subida. Los anteriores conservan la firma que ya tienen.
¿De dónde sacamos un archivo .pfx?
De tu departamento de informática o de un prestador de servicios de confianza que emita certificados de firma para organizaciones. Skillsive no emite este tipo de archivos.