Un groupe d’apprenants réunit des personnes qui suivent les mêmes formations avec la même échéance : une équipe, un site, un service ou tous les caristes. Au lieu d’attribuer un cours à 30 personnes une par une, vous l’attribuez au groupe et voyez tout de suite qui a terminé et qui est en retard.
Disponible pour les Administrateurs de l’organisation.
Ouvrir les groupes
- 1Ouvrez Apprenants → Groupes d’apprenants.
- 2En haut, vous voyez le nombre de groupes, d’apprenants en groupe, de réalisations en retard et de certificats à délivrer.
- 3Chaque carte affiche la progression du groupe, la prochaine échéance et des badges comme en retard ou à délivrer. Cliquez sur une carte pour ouvrir le groupe.
Créer un groupe
- 1Cliquez sur Nouveau groupe.
- 2Saisissez le Nom du groupe, par exemple « Entrepôt – équipe A ». Le nom doit être unique dans votre organisation.
- 3Choisissez une Couleur du groupe et une Icône du groupe : elles aident à distinguer les groupes dans les listes.
- 4Ajoutez si vous le souhaitez une Description : qui fait partie du groupe et pourquoi.
- 5Sous Membres, cochez les apprenants du groupe. La recherche vous aide à les trouver plus vite. Au moins une personne est obligatoire.
- 6Cliquez sur Créer le groupe.
Un apprenant peut appartenir à plusieurs groupes, par exemple « Poznań Hub » et « First aiders ».
Suivre la progression du groupe
La page du groupe comporte trois onglets :
- Aperçu : les chiffres clés – membres du groupe, certificats délivrés et à délivrer, réalisations en retard – et la progression de chaque formation.
- Formations : les formations attribuées au groupe, avec échéances et certificats.
- Matrice des membres : un tableau avec une ligne par personne et une colonne par formation.
Si quelqu’un du groupe a dépassé une échéance, une alerte jaune apparaît dans Aperçu avec les formations en retard et le bouton Envoyer un rappel.
Attribuer une formation au groupe
- 1Ouvrez le groupe et allez dans l’onglet Formations.
- 2Cliquez sur Attribuer une formation et choisissez une formation existante. Le groupe reprend sa période et son échéance, et tous les membres actuels deviennent participants.
- 3Laissez Obligatoire pour ce groupe activé si la formation compte pour la réalisation complète du groupe.
- 4Cliquez sur Affecter la formation.
Aucune formation ne convient ? Cliquez sur Créer une nouvelle formation dans la même fenêtre – voir Calendrier des formations.
Dans le tableau, chaque formation a des boutons-icônes avec info-bulle : le crayon (Modifier l'échéance), l’icône de détachement (Détacher la formation) et, seulement quand quelqu’un attend un certificat, l’icône de certificat (Délivrer les certificats).
L’échéance appartient à la formation, pas au groupe
Modifier l'échéance change les dates de toute la formation, pour tous les groupes et toutes les personnes qui y sont attribués, pas seulement pour ce groupe.
Utiliser la matrice des membres
L’onglet Matrice des membres montre chaque membre et l’état de chaque formation : terminée, en cours, non commencée ou en retard.
- 1Cliquez sur Ajouter des membres pour ajouter des personnes. Toutes les formations déjà attribuées au groupe s’appliquent à elles.
- 2Cochez une ou plusieurs personnes pour afficher les actions groupées :
- Rappeler : envoie un rappel par e-mail pour les formations non terminées,
- Délivrer les certificats : ouvre la délivrance groupée pour les personnes qui ont terminé une formation,
- Retirer du groupe : sort les personnes du groupe. Leurs réalisations sont conservées.
- 3Cliquez sur Exporter pour télécharger la matrice en CSV ou Excel.
Un rappel nécessite une adresse e-mail
Le rappel part par e-mail, dans la langue de l’apprenant. Les personnes sans adresse e-mail sont ignorées : après l’envoi, un message indique combien. Aucun rappel n’est envoyé pour une formation pas encore commencée, ni aux personnes qui l’ont déjà terminée.
Délivrer les certificats du groupe
Cliquez sur Délivrer les certificats en haut de la page du groupe (le bouton est actif quand quelqu’un attend un certificat). Choisissez la formation, le modèle de certificat et la date de délivrance, vérifiez les destinataires et confirmez. Le cours doit d’abord avoir un modèle de certificat associé – voir Attribution de certificat.
FAQ
Un nouveau membre doit-il rattraper les formations attribuées avant son arrivée ?
Oui. Les formations sont attribuées au groupe : une personne ajoutée plus tard devient participante de toutes les formations du groupe, avec la même échéance.
Que deviennent les réalisations quand je retire quelqu’un du groupe ?
Rien n’est supprimé, mais la personne est aussi retirée des formations du groupe : elle ne compte plus dans les statistiques et ne reçoit plus de rappels, sauf si elle est attribuée individuellement à une formation. Ses réalisations et certificats restent sur la page Détails de l’apprenant.
Pourquoi certaines personnes n’ont-elles pas reçu de rappel ?
Elles n’ont pas d’adresse e-mail, ont déjà terminé la formation, ou la formation n’a pas encore commencé. Ajoutez les adresses e-mail dans la liste des apprenants : cela nécessite l’accord de sous-traitance.
Une personne peut-elle être dans deux groupes avec la même formation ?
Oui. Elle est comptée une seule fois parmi les participants de cette formation.