Une formation est un cours (ou un cours personnalisé) avec une période de réalisation : du jour où il peut être suivi jusqu’à l’échéance. Vous l’attribuez à des groupes d’apprenants ou à des personnes, et le calendrier montre qui a terminé, qui est en retard et à qui il manque un certificat. C’est pratique pour les formations périodiques, par exemple le même cours incendie chaque année.
Disponible pour les Administrateurs de l’organisation.
Ouvrir le calendrier
- 1Ouvrez Formations → Calendrier des formations.
- 2En haut, vous voyez combien de formations sont En cours, En retard et Planifiées, et combien de certificats attendent d’être délivrés.
- 3Affinez la liste avec la recherche ou les boutons de statut (Toutes, En retard, En cours, Planifiée, Terminée).
Chaque ligne indique la période de réalisation, les jours restants (ou le retard), le nombre de personnes ayant terminé et les certificats encore à délivrer.
Statuts d’une formation
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planifiée | La période de formation n’a pas encore commencé. |
| En cours | La période de réalisation est ouverte. |
| En retard | L’échéance est passée et certaines personnes n’ont pas terminé. |
| Terminée | Tous les participants ont terminé. |
Créer une formation
- 1Cliquez sur Nouvelle formation.
- 2Dans Cours ou cours personnalisé, choisissez ce que les personnes doivent suivre. La liste contient les cours de votre abonnement et les cours personnalisés de votre organisation.
- 3Choisissez le Mois et l’Année. La période entre dans le nom de la formation et fixe l’échéance sur tout le mois.
- 4Si besoin, modifiez les dates Début et Échéance.
- 5Sous Attribuer des groupes d’apprenants, cochez un ou plusieurs groupes. Sous Ou ajoutez des personnes individuelles, ajoutez des personnes hors de ces groupes.
- 6Vérifiez le récapitulatif en bas (groupes, personnes ajoutées individuellement, total des participants) et cliquez sur Créer la formation.
Un cours terminé avant le début ne compte pas
Seules les réalisations commencées à la date de Début ou après comptent. Une personne qui termine après l’Échéance compte quand même comme ayant terminé ; d’ici là, la formation apparaît simplement en retard.
Suivre une formation
Cliquez sur une formation de la liste pour l’ouvrir. En haut figurent le cours, la période, le statut et deux boutons : Dupliquer pour la période suivante et Délivrer les certificats ; quand des certificats sont en attente, le bouton en indique le nombre, par exemple Délivrer 2 certificats.
La page comporte trois onglets :
- Aperçu : participants, réalisations, retards et certificats, avec la réalisation de chaque groupe attribué.
- Participants : toutes les personnes qui doivent suivre la formation, avec progression, score, statut et certificat.
- Attributions : les groupes et les personnes attribués à la formation.
Envoyer des rappels et exporter les participants
- 1Ouvrez l’onglet Participants.
- 2Utilisez les filtres Tous, Non terminés, En retard, Certificat en attente, Terminés, ou la recherche.
- 3Cochez des personnes et cliquez sur Envoyer un rappel, ou sur Délivrer les certificats pour celles qui ont terminé.
- 4Cliquez sur Exporter pour télécharger la liste des participants en CSV ou Excel, par exemple pour un audit ou un rapport à votre responsable.
Qui reçoit un rappel
Les rappels partent par e-mail uniquement aux personnes qui n’ont pas terminé. Les personnes sans adresse e-mail sont ignorées, et rien n’est envoyé pour une formation qui n’a pas encore commencé.
Attribuer un groupe ou une personne plus tard
- 1Ouvrez l’onglet Attributions.
- 2Cliquez sur Attribuer un groupe pour ajouter tout un groupe, ou sur Attribuer une personne pour des personnes individuelles. Elles n’ont pas besoin d’appartenir à un groupe.
- 3Pour retirer quelqu’un de la formation, cliquez sur l’icône de détachement à côté du groupe ou de la personne (info-bulle : Détacher le groupe ou Détacher la personne).
Chaque personne n’est comptée qu’une fois, même si elle fait partie de deux groupes attribués.
Répéter la formation sur la période suivante
Cliquez sur Dupliquer pour la période suivante sur la page de la formation. Le formulaire s’ouvre avec le même cours et les mêmes groupes et personnes, réglé sur le mois suivant. Vérifiez les dates et cliquez sur Créer la formation. La formation d’origine ne change pas.
Délivrer les certificats
Cliquez sur Délivrer les certificats sur la page de la formation. Choisissez le modèle de certificat et la date de délivrance, vérifiez les destinataires et confirmez. Vous pouvez ensuite télécharger tous les certificats d’un coup avec Télécharger le lot PDF. Si la fenêtre indique qu’aucun modèle n’existe pour ce cours, configurez d’abord l’attribution de certificat.
FAQ
Puis-je changer l’échéance après la création ?
Oui. Dans l’onglet Formations d’un groupe attribué, cliquez sur Modifier l'échéance à côté de la formation. Les nouvelles dates s’appliquent à tous les groupes et personnes de cette formation. Une formation attribuée uniquement à des personnes individuelles n’a pas d’endroit dans le panneau pour changer l’échéance : créez alors une nouvelle formation avec les bonnes dates.
Quelqu’un a rejoint le groupe après le début de la formation. Dois-je l’ajouter ?
Non. Les membres d’un groupe attribué sont participants automatiquement, y compris ceux ajoutés plus tard.
Pourquoi une personne qui a terminé le cours apparaît-elle comme non terminée ?
Elle l’a probablement terminé avant la date de Début. Seules les réalisations commencées à la date de Début ou après comptent, sans limite de fin.
Puis-je utiliser un cours personnalisé dans le calendrier ?
Oui. Les cours personnalisés figurent dans la liste Cours ou cours personnalisé, dans une section à part.