Certyfikaty wystawiane w Skillsive są podpisywane cyfrowo automatycznie, bez żadnej konfiguracji. Domyślnie robi to klucz platformy Skillsive. Organizacja może wgrać własny certyfikat podpisujący i od tego momentu kolejne dokumenty są finalizowane jej kluczem.
Po co podpisywać certyfikaty cyfrowo
Podpis cyfrowy to plomba na pliku PDF. Odbiorca – pracodawca, audytor, inspektor – sprawdza dzięki niemu dwie rzeczy: kto wystawił dokument i czy plik nie został zmieniony po wystawieniu.
- Dowód pochodzenia. W podpisie zapisane jest, kto podpisał dokument: platforma Skillsive albo Twoja organizacja.
- Wykrycie zmian. Każda edycja gotowego pliku – data, nazwisko, numer certyfikatu – unieważnia podpis. Nie da się „poprawić” certyfikatu tak, żeby weryfikacja tego nie pokazała.
- Sprawdzenie bez pytania nikogo. Odbiorca weryfikuje dokument sam, bez kontaktu z Twoją organizacją.
Podpis jest ostatnią operacją na pliku – obejmuje wszystko, co na nim widać, łącznie z kodem QR i wypełnionymi polami.
Jak odbiorca sprawdza certyfikat
Są dwie drogi i sprawdzają co innego – warto znać różnicę.
Kod QR – sprawdza wpis w rejestrze
Kod QR z dokumentu prowadzi na stronę weryfikacji z danymi tego certyfikatu: kto go wystawił, jakie szkolenie, numer, data wydania i data ważności, a także czy dokument jest Ważny, Unieważniony, Wygasły czy Niezfinalizowany. Widać tam również, czy certyfikat został podpisany kluczem platformy, czy kluczem organizacji.
Kod QR odpowiada więc na pytanie „czy taki certyfikat naprawdę wystawiono i czy nadal obowiązuje”. Nie sprawdza pliku PDF, który ktoś trzyma w ręku – dane pochodzą z rejestru, nie z dokumentu.
Wgranie pliku PDF – sprawdza sam dokument
Żeby potwierdzić, że plik jest oryginałem, wgraj go na stronę weryfikacji podpisu. Strona porównuje plik z rejestrem certyfikatów wystawionych w Skillsive. Wynik to jedna z pięciu odpowiedzi:
- Autentyczny – to ten sam plik, który wystawiono w Skillsive. Pod wynikiem widać, kto go wystawił.
- Unieważniony – certyfikat wystawiono w Skillsive, ale później go unieważniono. Tu również widać wystawcę.
- Nieprawidłowy – dokument zmieniono po podpisaniu. Takiego pliku nie należy traktować jako ważnego.
- Nie możemy potwierdzić – tego pliku nie ma w rejestrze certyfikatów Skillsive. Sam poprawny podpis cyfrowy nie wystarcza: liczy się to, czy dokładnie ten plik wystawiono w Skillsive.
- Brak podpisu cyfrowego – tak wygląda np. wydruk zapisany ponownie jako PDF.
Przy trzech ostatnich odpowiedziach zeskanuj kod QR z certyfikatu albo poproś wystawcę o oryginalny plik PDF.
W praktyce: kod QR potwierdza, że certyfikat istnieje i jest ważny, a wgranie pliku potwierdza, że konkretny PDF to nienaruszony oryginał.
Kiedy certyfikat jest podpisywany
Certyfikat jest finalizowany, gdy powstaje jego PDF: zaraz po wystawieniu pojedynczego certyfikatu albo po kliknięciu Pobierz paczkę PDF przy wystawianiu zbiorczym. Jeśli szablon wymaga podpisu kursanta, finalizacja następuje dopiero po jego złożeniu – do tego czasu dokument nie ma jeszcze podpisu cyfrowego. W rejestrze certyfikatów widać, czy dokument został podpisany kluczem platformy, czy kluczem organizacji.
Kiedy warto dodać własny klucz
Nie musisz nic robić, żeby certyfikaty były podpisywane – bez własnego pliku podpisuje je klucz platformy Skillsive. Dodaj certyfikat podpisujący organizacji, jeżeli:
- dokumenty mają być podpisywane kluczem należącym do organizacji,
- odbiorcy mają widzieć organizację jako podmiot podpisujący,
- wewnętrzne procedury wymagają własnego certyfikatu podpisującego.
Wgraj certyfikat
Dostępne dla Administratorów organizacji. Potrzebujesz certyfikatu w pliku .pfx albo .p12 i hasła do niego.
- 1Otwórz Ustawienia organizacji → Bezpieczeństwo.
- 2Przewiń do karty Certyfikat podpisujący. Przed pierwszym wgraniem karta informuje, że certyfikaty podpisuje klucz platformy Skillsive.
- 3W polu Plik certyfikatu (.pfx) kliknij Wybierz plik i wskaż plik.
- 4Wpisz Hasło certyfikatu. Zostaw je puste, jeśli plik nie ma hasła.
- 5Kliknij Wgraj certyfikat.
Po poprawnym wgraniu karta pokazuje Bieżący certyfikat z polami Podmiot, Ważny od, Ważny do, Odcisk i statusem Aktywny. Od tej chwili nowe certyfikaty są podpisywane Twoim kluczem, a rejestr pokazuje je jako Podpisany (organizacja).
Pilnuj daty ważności
Wygasłym certyfikatem nie da się podpisać dokumentu – finalizacja kolejnych certyfikatów zacznie się nie udawać, dopóki nie wgrasz aktualnego pliku. Datę ważności widać na karcie certyfikatu.
Bezpieczeństwo
Plik certyfikatu jest używany do podpisywania dokumentów. Traktuj go jak poufny materiał organizacji i udostępniaj tylko osobom, które administrują bezpieczeństwem. Wgrany klucz prywatny jest przechowywany zaszyfrowany w Azure Key Vault i nie jest udostępniany innym organizacjom.
Usunięcie certyfikatu
Aby przestać używać własnego klucza, kliknij Usuń certyfikat na karcie. Certyfikaty finalizowane później są podpisywane domyślnym kluczem platformy Skillsive.
Nie zakładaj, że usunięcie klucza automatycznie zmienia PDF-y, które zostały już wcześniej finalnie podpisane.
FAQ
Czy musimy wgrać własny certyfikat?
Nie. Bez niego każdy certyfikat jest podpisywany kluczem platformy Skillsive i można go zweryfikować w ten sam sposób.
Czy wcześniej wystawione certyfikaty zostaną podpisane naszym kluczem?
Nie. Klucz działa tylko dla certyfikatów finalizowanych po wgraniu. Wcześniejsze zachowują podpis, który już mają.
Skąd wziąć plik .pfx?
Od działu IT albo od dostawcy usług zaufania, który wydaje certyfikaty do podpisu dla organizacji. Skillsive nie wydaje takich plików.