Eine Teilnehmergruppe fasst Personen zusammen, die dieselben Schulungen mit derselben Frist erhalten – eine Schicht, einen Standort, eine Abteilung oder alle Gabelstaplerfahrer. Statt einen Kurs 30 Personen einzeln zuzuweisen, weisen Sie ihn der Gruppe zu und sehen sofort, wer fertig ist und wer im Rückstand.
Verfügbar für Administratoren der Organisation.
Gruppen öffnen
- 1Öffnen Sie Teilnehmer → Teilnehmergruppen.
- 2Oben sehen Sie die Zahl der Gruppen, der Teilnehmer in Gruppen, der überfälligen Abschlüsse und der offenen Zertifikate.
- 3Jede Karte zeigt den Fortschritt der Gruppe, die nächste Frist und Hinweise wie überfällig oder auszustellen. Klicken Sie auf eine Karte, um die Gruppe zu öffnen.
Gruppe anlegen
- 1Klicken Sie auf Neue Gruppe.
- 2Geben Sie im Feld Gruppenname einen Namen ein, z. B. „Lager – Schicht A“. Der Name muss in Ihrer Organisation eindeutig sein.
- 3Wählen Sie eine Gruppenfarbe und ein Gruppensymbol – so unterscheiden Sie Gruppen in Listen leichter.
- 4Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu: wer zur Gruppe gehört und warum.
- 5Markieren Sie unter Mitglieder die Teilnehmer der Gruppe. Mit der Suche finden Sie Personen schneller. Mindestens eine Person ist erforderlich.
- 6Klicken Sie auf Gruppe anlegen.
Ein Teilnehmer kann mehreren Gruppen angehören, z. B. „Poznań Hub“ und „First aiders“.
Fortschritt der Gruppe prüfen
Die Gruppenseite hat drei Registerkarten:
- Übersicht – die wichtigsten Zahlen: Gruppenmitglieder, ausgestellte und offene Zertifikate, überfällige Abschlüsse sowie der Fortschritt jeder Schulung.
- Schulungen – die der Gruppe zugewiesenen Schulungen mit Fristen und Zertifikaten.
- Mitgliedermatrix – eine Tabelle mit einer Zeile pro Person und einer Spalte pro Schulung.
Hat jemand in der Gruppe eine Frist überschritten, erscheint in der Übersicht ein gelber Hinweis mit den überfälligen Schulungen und der Schaltfläche Per E-Mail erinnern.
Schulung der Gruppe zuweisen
- 1Öffnen Sie die Gruppe und wechseln Sie zu Schulungen.
- 2Klicken Sie auf Schulung zuweisen und wählen Sie eine bestehende Schulung. Die Gruppe übernimmt deren Zeitraum und Frist, alle aktuellen Mitglieder werden Teilnehmer.
- 3Lassen Sie Für diese Gruppe verpflichtend aktiviert, wenn die Schulung für den vollständigen Abschluss der Gruppe zählt.
- 4Klicken Sie auf Schulung zuweisen.
Noch keine passende Schulung? Klicken Sie im selben Fenster auf Neue Schulung anlegen – siehe Schulungsplan.
In der Tabelle hat jede Schulung Symbol-Schaltflächen mit Tooltip: den Stift (Frist bearbeiten), das Trennen-Symbol (Schulung entfernen) und – nur wenn jemand auf ein Zertifikat wartet – das Zertifikatssymbol (Zertifikate ausstellen).
Die Frist gehört zur Schulung, nicht zur Gruppe
Frist bearbeiten ändert die Daten der gesamten Schulung – für alle zugewiesenen Gruppen und Personen, nicht nur für diese Gruppe.
Mit der Mitgliedermatrix arbeiten
Die Registerkarte Mitgliedermatrix zeigt alle Mitglieder und den Stand jeder Schulung: abgeschlossen, laufend, nicht begonnen oder überfällig.
- 1Klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen, um weitere Personen aufzunehmen. Für sie gelten alle Schulungen, die der Gruppe bereits zugewiesen sind.
- 2Markieren Sie eine oder mehrere Personen, um die Sammelaktionen zu sehen:
- Erinnern – sendet eine E-Mail-Erinnerung zu den Schulungen, die noch nicht abgeschlossen sind,
- Zertifikate ausstellen – öffnet die Sammelausstellung für Personen, die eine Schulung abgeschlossen haben,
- Aus Gruppe entfernen – nimmt die Personen aus der Gruppe. Ihre Abschlüsse bleiben erhalten.
- 3Klicken Sie auf Exportieren, um die Matrix als CSV oder Excel herunterzuladen.
Erinnerungen brauchen eine E-Mail-Adresse
Die Erinnerung geht per E-Mail in der Sprache des Teilnehmers. Personen ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen – nach dem Versand sehen Sie, wie viele. Für Schulungen, die noch nicht begonnen haben, und an Personen, die bereits abgeschlossen haben, wird nichts gesendet.
Zertifikate für die Gruppe ausstellen
Klicken Sie oben auf der Gruppenseite auf Zertifikate ausstellen (die Schaltfläche ist aktiv, wenn jemand auf ein Zertifikat wartet). Wählen Sie die Schulung, die Zertifikatsvorlage und das Ausstellungsdatum, prüfen Sie die Empfänger und bestätigen Sie. Dem Kurs muss vorher eine Zertifikatsvorlage zugeordnet sein – siehe Zertifikat-Zuordnung.
FAQ
Muss ein neues Mitglied früher zugewiesene Schulungen nachholen?
Ja. Schulungen sind der Gruppe zugewiesen, daher wird eine später hinzugefügte Person Teilnehmer aller Schulungen der Gruppe, mit derselben Frist.
Was passiert mit Abschlüssen, wenn ich jemanden aus der Gruppe entferne?
Es wird nichts gelöscht, aber die Person wird auch aus den Schulungen der Gruppe genommen: Sie zählt nicht mehr in der Statistik und erhält keine Erinnerungen mehr, außer sie ist einer Schulung einzeln zugewiesen. Abschlüsse und Zertifikate bleiben in den Teilnehmerdetails.
Warum haben manche Personen keine Erinnerung erhalten?
Sie haben keine E-Mail-Adresse, haben die Schulung bereits abgeschlossen, oder die Schulung hat noch nicht begonnen. E-Mail-Adressen ergänzen Sie in der Teilnehmerliste – dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nötig.
Kann eine Person in zwei Gruppen mit derselben Schulung sein?
Ja. Unter den Teilnehmern dieser Schulung wird sie einmal gezählt.