Grupa kursantów łączy osoby, które mają te same szkolenia z tym samym terminem – zmianę, oddział, dział albo wszystkich operatorów wózków widłowych. Zamiast przypisywać kurs 30 osobom po kolei, przypisujesz go grupie i od razu widzisz, kto już skończył, a kto zalega.
Dostępne dla Administratorów organizacji.
Otwórz grupy
- 1Otwórz Kursanci → Grupy kursantów.
- 2Na górze widzisz liczbę grup, liczbę kursantów w grupach, liczbę zaległych ukończeń i certyfikatów czekających na wystawienie.
- 3Każda karta pokazuje postęp grupy, najbliższy termin i oznaczenia, np. po terminie albo do wystawienia. Kliknij kartę, żeby otworzyć grupę.
Utwórz grupę
- 1Kliknij Nowa grupa.
- 2W polu Nazwa grupy wpisz nazwę, np. „Magazyn – zmiana A”. Nazwa musi być unikalna w organizacji.
- 3Wybierz kolor w polu Kolor grupy i ikonę w polu Ikona grupy – ułatwiają odróżnianie grup na listach.
- 4Opcjonalnie dodaj Opis: kto należy do grupy i po co.
- 5W sekcji Członkowie zaznacz kursantów, którzy należą do grupy. Wyszukiwarka pomaga szybciej ich znaleźć. Wymagana jest co najmniej jedna osoba.
- 6Kliknij Utwórz grupę.
Jeden kursant może należeć do kilku grup, np. „Poznań Hub” i „First aiders”.
Sprawdź postęp grupy
Strona grupy ma trzy zakładki:
- Przegląd – najważniejsze liczby: członkowie grupy, wystawione certyfikaty, certyfikaty do wystawienia i zaległe ukończenia oraz postęp każdego szkolenia.
- Szkolenia – szkolenia przypisane do grupy, z terminami i certyfikatami.
- Matryca członków – tabela: jeden wiersz to jedna osoba, jedna kolumna to jedno szkolenie.
Jeśli ktoś w grupie przekroczył termin, na zakładce Przegląd pojawia się żółty komunikat z nazwami zaległych szkoleń i przyciskiem Przypomnij e-mailem.
Przypisz szkolenie do grupy
- 1Otwórz grupę i przejdź do zakładki Szkolenia.
- 2Kliknij Przypisz szkolenie i wybierz istniejące szkolenie. Grupa przejmuje jego okres i termin, a wszyscy obecni członkowie stają się uczestnikami.
- 3Zostaw włączone Wymagane dla tej grupy, jeśli szkolenie ma się liczyć do pełnego ukończenia w grupie.
- 4Kliknij Przypisz szkolenie.
Nie ma jeszcze odpowiedniego szkolenia? W tym samym oknie kliknij Utwórz nowe szkolenie – zobacz Harmonogram szkoleń.
W tabeli przy każdym szkoleniu są ikony z podpowiedziami: ołówek (Edytuj termin), ikona odpięcia (Odepnij szkolenie) i – tylko gdy ktoś czeka na certyfikat – ikona certyfikatu (Wystaw certyfikaty).
Termin należy do szkolenia, nie do grupy
Edytuj termin zmienia daty całego szkolenia – dla wszystkich przypisanych grup i osób, nie tylko dla tej grupy.
Pracuj z matrycą członków
Zakładka Matryca członków pokazuje wszystkich członków i stan każdego szkolenia: ukończone, w trakcie, nierozpoczęte albo po terminie.
- 1Kliknij Dodaj członków, żeby dodać kolejne osoby. Obejmą je wszystkie szkolenia już przypisane do grupy.
- 2Zaznacz jedną lub kilka osób, żeby zobaczyć akcje zbiorcze:
- Przypomnij – wysyła e-mail z przypomnieniem o szkoleniach, których te osoby jeszcze nie ukończyły,
- Wystaw certyfikaty – otwiera zbiorcze wystawianie certyfikatów dla osób, które ukończyły szkolenie,
- Usuń z grupy – wypisuje osoby z grupy. Ich ukończenia zostają w systemie.
- 3Kliknij Eksportuj, żeby pobrać matrycę jako CSV albo Excel.
Przypomnienie wymaga adresu e-mail
Przypomnienie idzie e-mailem, w języku kursanta. Osoby bez adresu e-mail są pomijane – po wysłaniu komunikat pokaże, ile ich było. Przypomnień nie wysyła się dla szkoleń, które jeszcze się nie zaczęły, ani osobom, które już je ukończyły.
Wystaw certyfikaty dla grupy
Kliknij Wystaw certyfikaty u góry strony grupy (przycisk jest aktywny, gdy ktoś czeka na certyfikat). Wybierz szkolenie, szablon certyfikatu i datę wystawienia, sprawdź listę odbiorców i potwierdź. Kurs musi mieć wcześniej powiązany szablon certyfikatu – zobacz Powiązanie certyfikatu.
FAQ
Czy nowy członek musi nadrobić szkolenia przypisane wcześniej?
Tak. Szkolenia są przypisane do grupy, więc osoba dodana później zostaje uczestnikiem wszystkich szkoleń grupy, z tym samym terminem.
Co się dzieje z ukończeniami, gdy usunę kogoś z grupy?
Nic nie jest kasowane, ale osoba znika też ze szkoleń grupy: przestaje się liczyć w statystykach i nie dostaje już przypomnień, chyba że jest przypisana do szkolenia pojedynczo. Ukończenia i certyfikaty zostają na stronie szczegółów kursanta.
Dlaczego część osób nie dostała przypomnienia?
Nie mają adresu e-mail w danych kursanta, już ukończyły szkolenie albo szkolenie jeszcze się nie zaczęło. Adresy e-mail uzupełnisz na liście kursantów – wymaga to umowy powierzenia przetwarzania danych.
Czy jedna osoba może być w dwóch grupach z tym samym szkoleniem?
Tak. W uczestnikach tego szkolenia liczy się ją raz.