La página Privacidad y cumplimiento reúne en un solo lugar todo lo relativo a los datos personales de tus participantes: el contrato que los cubre, quién puede verlos, cuánto tiempo se conservan los certificados y qué hacer cuando tu organización deja de formarse con nosotros.
¿Quién puede hacerlo?
Disponible para los administradores de la organización. Abre Configuración de la organización → Privacidad y cumplimiento.
Revisar el contrato de encargo del tratamiento
La tarjeta Contrato de encargo del tratamiento muestra si tu organización ha aceptado la versión actual, qué versión aceptó, cuándo y quién.
- Abrir contrato muestra el texto completo.
- Si el estado indica que falta el contrato, haz clic en Aceptar contrato. Hasta que lo hagas, no puedes introducir datos que identifiquen a un participante (por ejemplo, un nombre).
Debajo, la tarjeta Subencargados del tratamiento enumera las empresas que nos ayudan a prestar Skillsive, qué hacen y dónde se guardan los datos. Más sobre el propio contrato: Acuerdo de tratamiento de datos de los participantes.
Fijar cuánto tiempo se conservan los certificados
Cuando se anonimiza a un participante, sus certificados no se eliminan de inmediato. Pasan a un archivo restringido, para que puedas seguir demostrando que la formación se realizó, y se eliminan al cabo del periodo que fijes.
- 1En la tarjeta Cuánto tiempo se conservan los certificados, introduce el Periodo de conservación en años (de 1 a 50). Deja el campo vacío para usar el valor predeterminado de 10 años.
- 2Haz clic en Guardar periodo de conservación.
El nuevo periodo se aplica a los certificados que se archiven a partir de ahora. Los certificados que ya están en el archivo mantienen su fecha de eliminación.
Ver quién ha trabajado con datos personales
El Registro de acceso a datos personales anota las operaciones con los datos personales de tus participantes (consulta de los detalles de un participante, exportación e importación, descarga de certificados, anonimización y eliminación) con la fecha, la cuenta y su rol. Solo lo ven los administradores de tu organización.
- Filtra por fechas o por Operación, o marca Solo personal de Skillsive para ver lo que ha hecho nuestro equipo.
- Exportar guarda el registro filtrado en un archivo.
- Las entradas se conservan 12 meses.
Descargar todos tus datos
Antes de eliminar nada, guarda tu propia copia.
- 1En la tarjeta Descargar todos los datos de tu organización, elige el formato de las tablas: CSV o Excel.
- 2Haz clic en Descargar datos (ZIP) y mantén la página abierta hasta que el archivo esté listo. En una organización grande puede tardar unos minutos.
El archivo ZIP contiene los participantes, las finalizaciones de cursos y los certificados con sus archivos PDF, incluidos los archivados, además del número de registros y una suma de comprobación de cada archivo.
Cuando tu organización deja de formarse con nosotros
Las tres tarjetas del final de la página son irreversibles. Cada una te pide escribir el nombre de tu organización antes de hacer nada.
- Anonimizar a todos los participantes elimina de forma definitiva los datos que identifican a cada participante (nombres, datos de contacto). Los participantes ya anonimizados se quedan como están.
- Eliminar definitivamente los datos de tu organización → Eliminar datos. Eliges qué eliminar: Participantes y finalizaciones de cursos (recomendado) o Todo, incluidos los certificados válidos. Después recibes un informe firmado digitalmente, que aparece en Informes de eliminación.
- Retirar el consentimiento al tratamiento de datos → Rechazar contrato. Anonimizamos los datos que identifican a tus participantes; los certificados pasan al archivo restringido durante el periodo de conservación.
No se puede deshacer
Los datos anonimizados o eliminados no se pueden recuperar. Descarga antes tus datos y asegúrate de que realmente quieres perder el historial de los participantes antes de confirmar.
FAQ
¿Puede un analista o un administrador de dispositivos abrir esta página?
No. Solo los administradores de la organización pueden abrir Privacidad y cumplimiento.
¿Por qué está vacío el registro de acceso?
Las entradas aparecen solo cuando alguien trabaja con los datos personales de los participantes, por ejemplo, abre los detalles de un participante o descarga un certificado.
¿Eliminar los datos borra mi organización y sus miembros?
No. Elimina los datos de los participantes. Tu organización, sus miembros y sus cuentas se mantienen.
¿Cómo anonimizo a un solo participante?
No desde esta página. Abre Participantes, abre el menú de la fila del participante y haz clic en Anonimizar. También puedes seleccionar varios participantes y anonimizarlos a la vez.