La page Confidentialité et conformité rassemble en un seul endroit tout ce qui concerne les données personnelles de vos apprenants : l’accord qui les couvre, qui peut les voir, combien de temps les certificats sont conservés et que faire lorsque votre organisation arrête ses formations avec nous.
Qui peut le faire ?
Réservé aux administrateurs de l’organisation. Ouvrez Paramètres de l’organisation → Confidentialité et conformité.
Vérifier l’accord de sous-traitance
La carte Accord de sous-traitance des données indique si votre organisation a accepté la version en vigueur, quelle version elle a acceptée, quand et par qui.
- Ouvrir l’accord affiche le texte complet.
- Si le statut indique que l’accord manque, cliquez sur Accepter l’accord. Tant que vous ne l’avez pas fait, vous ne pouvez pas saisir de données qui identifient un apprenant (par exemple un nom).
En dessous, la carte Sous-traitants liste les entreprises qui nous aident à faire fonctionner Skillsive, ce qu’elles font et où les données sont conservées. En savoir plus sur l’accord lui-même : Accord de traitement des données des apprenants.
Fixer la durée de conservation des certificats
Lorsqu’un apprenant est anonymisé, ses certificats ne sont pas supprimés immédiatement. Ils passent dans une archive à accès restreint, pour que vous puissiez toujours prouver que la formation a eu lieu, puis sont supprimés à la fin de la durée que vous avez fixée.
- 1Dans la carte Durée de conservation des certificats, saisissez la Durée de conservation en années (de 1 à 50). Laissez le champ vide pour utiliser la valeur par défaut de 10 ans.
- 2Cliquez sur Enregistrer la durée de conservation.
La nouvelle durée s’applique aux certificats archivés à partir de maintenant. Les certificats déjà archivés conservent leur date de suppression.
Voir qui a manipulé des données personnelles
Le Journal d’accès aux données enregistre les opérations sur les données personnelles de vos apprenants – consultation des détails d’un apprenant, export et import, téléchargement de certificats, anonymisation et suppression – avec la date, le compte et son rôle. Seuls les administrateurs de votre organisation le voient.
- Filtrez par dates ou par Opération, ou cochez Personnel Skillsive uniquement pour voir ce qu’a fait notre équipe.
- Exporter enregistre le journal filtré dans un fichier.
- Les entrées sont conservées 12 mois.
Télécharger toutes vos données
Avant de supprimer quoi que ce soit, gardez votre propre copie.
- 1Dans la carte Télécharger toutes les données de votre organisation, choisissez le format des tableaux : CSV ou Excel.
- 2Cliquez sur Télécharger les données (ZIP) et laissez la page ouverte jusqu’à ce que le fichier soit prêt. Pour une grande organisation, cela peut prendre quelques minutes.
Le fichier ZIP contient les apprenants, les réalisations de cours et les certificats avec leurs fichiers PDF, y compris ceux archivés, ainsi que le nombre d’enregistrements et une somme de contrôle pour chaque fichier.
Lorsque votre organisation arrête ses formations avec nous
Les trois cartes en bas de la page sont irréversibles. Chacune vous demande de saisir le nom de votre organisation avant d’agir.
- Anonymiser tous les apprenants supprime définitivement les données qui identifient chaque apprenant (noms, coordonnées). Les apprenants déjà anonymisés restent tels quels.
- Supprimer définitivement les données de votre organisation → Supprimer les données. Vous choisissez ce qui est supprimé : Apprenants et réalisations de cours (recommandé) ou Tout, y compris les certificats valides. Vous recevez ensuite un rapport signé numériquement, listé sous Rapports de suppression.
- Retirer le consentement au traitement des données → Refuser l’accord. Nous anonymisons les données qui identifient vos apprenants ; les certificats passent dans l’archive à accès restreint pour la durée de conservation.
Action irréversible
Les données anonymisées ou supprimées ne peuvent pas être restaurées. Téléchargez d’abord vos données et assurez-vous de vouloir vraiment perdre l’historique des apprenants avant de confirmer.
FAQ
Un analyste ou un administrateur des appareils peut-il ouvrir cette page ?
Non. Seuls les administrateurs de l’organisation peuvent ouvrir Confidentialité et conformité.
Pourquoi le journal d’accès est-il vide ?
Les entrées n’apparaissent qu’après une opération sur les données personnelles des apprenants – par exemple l’ouverture des détails d’un apprenant ou le téléchargement d’un certificat.
La suppression des données supprime-t-elle mon organisation et ses membres ?
Non. Elle supprime les données des apprenants. Votre organisation, ses membres et leurs comptes sont conservés.
Comment anonymiser un seul apprenant ?
Pas sur cette page. Ouvrez Apprenants, ouvrez le menu dans la ligne de l’apprenant et cliquez sur Anonymiser. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs apprenants et les anonymiser ensemble.