Die Seite Datenschutz & Compliance bündelt alles rund um die personenbezogenen Daten Ihrer Teilnehmer an einem Ort: den Vertrag, der sie abdeckt, wer sie sehen kann, wie lange Zertifikate aufbewahrt werden und was zu tun ist, wenn Ihre Organisation die Schulungen bei uns beendet.
Wer kann das?
Für Administratoren der Organisation. Öffnen Sie Organisationseinstellungen → Datenschutz & Compliance.
Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen
Die Karte Auftragsverarbeitungsvertrag zeigt, ob Ihre Organisation die aktuelle Version akzeptiert hat, welche Version sie akzeptiert hat, wann und durch wen.
- Vertrag öffnen zeigt den vollständigen Text.
- Meldet der Status, dass der Vertrag fehlt, klicken Sie auf Vertrag akzeptieren. Bis dahin können Sie keine Angaben eingeben, die einen Teilnehmer identifizieren (zum Beispiel einen Namen).
Darunter listet die Karte Unterauftragsverarbeiter die Unternehmen auf, die uns beim Betrieb von Skillsive helfen, was sie tun und wo die Daten gespeichert werden. Mehr zum Vertrag selbst: Auftragsverarbeitungsvertrag für Teilnehmerdaten.
Aufbewahrungsfrist für Zertifikate festlegen
Wird ein Teilnehmer anonymisiert, werden seine Zertifikate nicht sofort gelöscht. Sie wandern in ein Archiv mit eingeschränktem Zugriff – so können Sie weiterhin nachweisen, dass die Schulung stattgefunden hat – und werden nach der von Ihnen festgelegten Frist gelöscht.
- 1Geben Sie in der Karte Wie lange Zertifikate aufbewahrt werden die Aufbewahrungsfrist in Jahren ein (von 1 bis 50). Lassen Sie das Feld leer, um den Standardwert von 10 Jahren zu verwenden.
- 2Klicken Sie auf Aufbewahrungsfrist speichern.
Die neue Frist gilt für Zertifikate, die ab jetzt archiviert werden. Zertifikate, die bereits im Archiv liegen, behalten ihr Löschdatum.
Sehen, wer mit personenbezogenen Daten gearbeitet hat
Das Protokoll der Datenzugriffe erfasst Vorgänge mit den personenbezogenen Daten Ihrer Teilnehmer – das Anzeigen von Teilnehmerdetails, Export und Import, das Herunterladen von Zertifikaten, Anonymisierung und Löschung – mit Datum, Konto und dessen Rolle. Nur Administratoren Ihrer Organisation sehen es.
- Filtern Sie nach Datum oder nach Vorgang, oder setzen Sie das Häkchen bei Nur Skillsive-Mitarbeitende, um zu sehen, was unser Team getan hat.
- Exportieren speichert das gefilterte Protokoll in einer Datei.
- Einträge werden 12 Monate aufbewahrt.
Alle Ihre Daten herunterladen
Bevor Sie etwas löschen, sichern Sie sich eine eigene Kopie.
- 1Wählen Sie in der Karte Alle Daten Ihrer Organisation herunterladen das Format der Tabellen: CSV oder Excel.
- 2Klicken Sie auf Daten herunterladen (ZIP) und lassen Sie die Seite geöffnet, bis die Datei fertig ist. Bei einer großen Organisation kann das einige Minuten dauern.
Die ZIP-Datei enthält Teilnehmer, Kursabschlüsse und Zertifikate mit ihren PDF-Dateien, auch archivierte, sowie die Anzahl der Datensätze und eine Prüfsumme für jede Datei.
Wenn Ihre Organisation die Schulungen bei uns beendet
Die drei Karten unten auf der Seite sind unumkehrbar. Jede verlangt, dass Sie den Namen Ihrer Organisation eingeben, bevor sie etwas ausführt.
- Alle Teilnehmer anonymisieren entfernt die Angaben, die jeden Teilnehmer identifizieren (Namen, Kontaktdaten), dauerhaft. Bereits anonymisierte Teilnehmer bleiben unverändert.
- Daten Ihrer Organisation endgültig löschen → Daten löschen. Sie wählen, was gelöscht wird: Teilnehmer und Kursabschlüsse (empfohlen) oder Alles, auch gültige Zertifikate. Danach erhalten Sie einen digital signierten Bericht, der unter Löschberichte aufgeführt ist.
- Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen → Vertrag ablehnen. Wir anonymisieren die Angaben, die Ihre Teilnehmer identifizieren; Zertifikate wandern für die Aufbewahrungsfrist in das Archiv mit eingeschränktem Zugriff.
Das kann nicht rückgängig gemacht werden
Anonymisierte oder gelöschte Daten lassen sich nicht wiederherstellen. Laden Sie Ihre Daten zuerst herunter und vergewissern Sie sich vor dem Bestätigen, dass Sie den Verlauf der Teilnehmer wirklich verlieren möchten.
FAQ
Kann ein Analyst oder ein Geräte-Administrator diese Seite öffnen?
Nein. Nur Administratoren der Organisation können Datenschutz & Compliance öffnen.
Warum ist das Zugriffsprotokoll leer?
Einträge erscheinen erst, wenn jemand mit personenbezogenen Daten von Teilnehmern arbeitet – zum Beispiel die Details eines Teilnehmers öffnet oder ein Zertifikat herunterlädt.
Werden beim Löschen der Daten meine Organisation und ihre Mitglieder entfernt?
Nein. Es werden Teilnehmerdaten entfernt. Ihre Organisation, ihre Mitglieder und deren Konten bleiben bestehen.
Wie anonymisiere ich nur einen Teilnehmer?
Nicht auf dieser Seite. Öffnen Sie Teilnehmer, öffnen Sie das Menü in der Zeile des Teilnehmers und klicken Sie auf Anonymisieren. Sie können auch mehrere Teilnehmer auswählen und gemeinsam anonymisieren.