Eine elektronische Unterweisung ist in Deutschland erlaubt, aber nur als Hilfsmittel. Die DGUV sagt es in ihrem Fachbereich AKTUELL FBORG-004 klar: Unterweisungen können mit elektronischen Medien durchgeführt werden, wenn die Beschäftigten mündlich nachfragen können und eine Verständnisprüfung erfolgt. Wer nur ein Lernprogramm verschickt und auf die Abschlussquote schaut, hat nicht unterwiesen.
Das betrifft E-Learning, Videokonferenzen und auch VR-Brillen. Dieser Beitrag zeigt, was § 12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 verlangen, wo die DGUV die Grenzen elektronischer Formate zieht und wie ein Ablauf aussieht, der einer Prüfung standhält.
Was § 12 ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 verlangen
Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten während der Arbeitszeit ausreichend und angemessen unterweisen, mit Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf ihren Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet sind. DGUV Vorschrift 1 ergänzt: mindestens einmal jährlich, und die Unterweisung muss dokumentiert werden. Ein Medium schreiben beide nicht vor.
Der Wortlaut steht in § 12 Arbeitsschutzgesetz (gesetze-im-internet.de). Die Unterweisung ist fällig bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Bei Leiharbeit liegt die Pflicht beim Entleiher.
§ 4 DGUV Vorschrift 1 mit den Erläuterungen der DGUV Regel 100-001 (BGHM) setzt die Jahresfrist. Kürzere Intervalle können aus anderen Vorschriften folgen, etwa die halbjährliche Unterweisung Jugendlicher nach § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz. Welche Anlässe und Fristen für welche Tätigkeit gelten, listet unser kostenloses Nachschlagetool Unterweisung Arbeitsschutz mit Quelle zu jedem Intervall.
Für die Form ist die Regel 100-001 entscheidend. Sie verlangt eine verständliche Form und Sprache. Die Verantwortlichen müssen sich überzeugen, dass die Inhalte verstanden wurden, und Rückfragen müssen möglich sein. Daraus folgt ein Satz, den man sich merken sollte: „Die alleinige Übergabe von Unterweisungsinhalten zum Selbststudium reicht daher nicht aus.“
Was die DGUV zu elektronischen Medien sagt
Die DGUV erlaubt elektronische Unterweisungen, wenn sie mit der Möglichkeit für ergänzende mündliche Erläuterungen verbunden sind, einzeln oder in der Gruppe, zum Beispiel per Video- oder Telefonkonferenz. Zwei Bedingungen gelten immer: Es muss eine Verständnisprüfung erfolgen, und die Unterwiesenen müssen mündlich nachfragen können.
So steht es in Abschnitt 3.5 von FBORG-004 „Unterweisung im Homeoffice“ (DGUV, 2021). Das Papier wurde für das Homeoffice geschrieben, die Aussagen zu elektronischen Medien gelten aber allgemein. Ausdrücklich nicht ausreichend ist die „ausschließliche Bearbeitung einer Unterweisungssoftware“ ohne mündlichen Kontakt oder Rückfragemöglichkeit.
Wie prüft man das Verständnis? FBORG-004 nennt drei Wege: Verständnisfragen stellen, den Handlungsablauf vorführen oder schildern lassen, oder ein Gespräch zwischen unterweisender und unterwiesener Person. Ein Quiz am Ende des Moduls kann Teil davon sein. Das Gespräch ersetzt es nicht.
Die Regel 100-001 fügt einen weiteren Punkt hinzu. Werden elektronische Hilfsmittel eingesetzt, kann die zusätzliche praktische Vermittlung einiger Arbeitsabläufe und Verhaltensweisen erforderlich sein. Und die Wirksamkeit der Unterweisung überprüfen die Führungskräfte.
Wo elektronische Formate an Grenzen stoßen
Die Unterweisung bezieht sich auf den konkreten Arbeitsplatz. Elektronische Medien sind dagegen meist allgemeiner gehalten. Die DGUV nennt Beispiele, bei denen sie nicht genügen: komplexe Gefährdungssituationen, Arbeiten an Maschinen sowie das richtige Anlegen und Benutzen von Atemschutz und anderer persönlicher Schutzausrüstung.
Die Seite „Elektronisch unterstützte Unterweisung“ des DGUV-Fachbereichs Organisation nennt auch die Vorteile: Lernende sind räumlich unabhängig, mobil Beschäftigte werden erreicht, Inhalte gibt es multimedial und in mehreren Sprachen. Praktische Abläufe müssen aber „weiterhin konkret in der Praxis geübt werden“.
Fragen zum betriebsspezifischen Verhalten lassen sich kaum verallgemeinern. Wo ist der Sammelplatz in Halle 3? Wer schaltet die Anlage frei? Das muss jemand beantworten, der den Betrieb kennt.
Dokumentation und Unterschrift
DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird, schreibt aber weder eine Form noch eine Unterschrift vor. Einige staatliche Vorschriften fordern ausdrücklich eine schriftliche Dokumentation oder Unterschrift. Aus Beweisgründen empfiehlt die DGUV trotzdem, jede Unterweisung schriftlich festzuhalten.
Bei elektronischen Unterschriften unterscheidet FBORG-004 in Abschnitt 3.8 drei Fälle. Eine hineinkopierte Bilddatei ist kein eindeutiger Nachweis. Ein eingescanntes, eigenhändig unterschriebenes Dokument ist besser geeignet. Soll die elektronische Unterschrift rechtlich Bestand haben, nennt die DGUV die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
In der Praxis heißt das: Das Protokoll sollte Datum, Thema, unterweisende Person und Teilnehmende enthalten. Ein Lernsystem, das Abschlüsse mit Datum und Ergebnis speichert, liefert diesen Teil automatisch. Den mündlichen Teil muss man trotzdem dazuschreiben.
Zertifizierte Unterweisungssoftware
Eine Pflicht zur Zertifizierung gibt es nicht. Die Unfallversicherungsträger empfehlen aber geprüfte Produkte, und die Prüf- und Zertifizierungsstelle des IAG im DGUV Test zertifiziert elektronische Unterweisungshilfen auf freiwilliger Basis nach einem eigenen Prüfgrundsatz.
FBORG-004 fasst in Abschnitt 3.6 zusammen, was dieser Prüfgrundsatz verlangt. Das Produkt braucht eine Dokumentation, damit Unterweisende Möglichkeiten und Grenzen einschätzen können. Die Dokumentation weist deutlich auf die Pflicht zur ergänzenden mündlichen Unterweisung hin. Das Lernprogramm selbst tut das mindestens am Anfang und am Ende jedes Moduls.
Auch ein zertifiziertes Programm erfüllt die Unterweisungspflicht also nicht allein. Die Zertifizierung bestätigt gerade, dass es den mündlichen Teil einfordert.
Wo VR in die Unterweisung passt
VR ist ein elektronisches Hilfsmittel und unterliegt denselben Regeln. Ihr Vorteil liegt dort, wo klassisches E-Learning schwach ist: beim Üben. Gefährliche Situationen lassen sich ohne Risiko durchspielen, und die Unterweisung bekommt den praktischen Anteil, den die Regel 100-001 bei elektronischen Hilfsmitteln anmahnt.
Das IFA hat genau diesen Ansatz erprobt. Bei Airbus wurde die Nutzung der Höhensicherung in der jährlichen Sicherheitsunterweisung bisher vor allem per Präsentation erklärt. Gemeinsam mit der BG ETEM entwickelte das IFA eine VR-Schulung mit einem virtuellen Arbeitsplatz auf einem Flugzeugflügel, um die Präsentation durch praktische Elemente zu ergänzen (IFA, Aus der Arbeit des IFA Nr. 0416, 2020). Erste Tests zeigten, dass Nutzende Respekt vor der virtuellen Höhe hatten. Das IFA nennt auch Grenzen: fehlende Haptik und bei manchen Menschen Schwindel und Unwohlsein, die sogenannte VR-Krankheit.
Ein sinnvoller Ablauf sieht so aus. Die Führungskraft eröffnet die Unterweisung und erklärt die betrieblichen Besonderheiten. Die Beschäftigten üben in der Brille, zum Beispiel Arbeiten in der Höhe oder das Erkennen von Gefährdungen am Arbeitsplatz. Danach folgen Rückfragen und ein kurzes Gespräch zur Verständnisprüfung. Das VR-LMS speichert, wer wann welches Szenario mit welchem Ergebnis abgeschlossen hat.
Wie die Szenarien zu den deutschen Pflichten passen, erklärt unsere Seite zum VR-Sicherheitstraining in Deutschland.
Checkliste für die elektronische Unterweisung
- Die Gefährdungsbeurteilung legt fest, welche Inhalte elektronisch vermittelt werden und welche praktisch vor Ort.
- Jede elektronische Einheit hat einen festen Ansprechpartner für Rückfragen, live oder per Video.
- Das Verständnis wird geprüft: Fragen, Vorführen oder Gespräch, nicht nur ein Klick auf „gelesen“.
- Betriebsspezifische Punkte wie Sammelplatz, Notfallnummern und Freischaltung erklärt eine Person, die den Arbeitsplatz kennt.
- Die Dokumentation nennt Datum, Thema, Unterweisende und Teilnehmende, inklusive des mündlichen Teils.
- Die Jahresfrist läuft ab dem Datum der letzten Unterweisung.
Wann eine Unterweisung zusätzlich zur Jahresfrist fällig wird, steht im Beitrag zu Unterweisungspflichten nach Anlass. Zum Vergleich mit einem Nachbarland lohnt der Blick auf die Unterweisungspflicht in Großbritannien. Alle Szenarien finden Sie in unserem VR-Schulungskatalog.
