Na pytanie, ile wynosi dofinansowanie KFS, broszury odpowiadają „do 90% albo do 70%” i na tym kończą. Kwota, która realnie wpłynie, bywa niższa, bo nad stawką stoją jeszcze dwa limity kwotowe, a część szkoleń jest z finansowania wykluczona wprost w ustawie. Kalkulator KFS rozbija to na czynniki i pokazuje, która pozycja obcięła wynik.
Co liczy kalkulator
Podajesz liczbę zatrudnionych, liczbę uczestników i koszt kształcenia na osobę. Narzędzie nakłada na to trzy warstwy: stawkę zależną od wielkości firmy, limit na jednego uczestnika i roczny limit dla całej firmy. Wynik rozbija na kwotę dofinansowania i wkład własny — z podziałem na to, ile z tego wkładu to ustawowe 10% albo 30%, ile nadwyżka ponad limit na uczestnika, a ile część ucięta rocznym limitem firmy. Każdą z tych trzech rzeczy naprawia się inaczej, więc zlanie ich w jedną kwotę byłoby bezużyteczne.
Stawka i dwa limity
Zasady wynikają z ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, gdzie KFS regulują art. 125–133 (Dz.U. 2025 poz. 620).
- Stawka. Do 90% kosztów kształcenia, jeśli wnioskodawca nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Do 70% w pozostałych przypadkach.
- Limit na uczestnika. Nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.
- Limit roczny firmy. Zależy od progu zatrudnienia: czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia do 9 osób, ośmiokrotność do 49, dwunastokrotność do 249 i czternastokrotność przy zatrudnieniu co najmniej 250 osób.
Obie granice są wielokrotnościami jednej liczby — przeciętnego wynagrodzenia. Kalkulator korzysta z komunikatu Prezesa GUS z 11 maja 2026 r., według którego przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2026 r. wyniosło 9 562,88 zł (GUS). Ustawa każe stosować wynagrodzenie z poprzedniego kwartału od pierwszego dnia miesiąca po ogłoszeniu, więc ta wartość obowiązuje od 1 czerwca 2026 r. Przy dużym szkoleniu to właśnie limit na uczestnika ucina wynik najczęściej — i to zanim ktokolwiek spojrzy na budżet urzędu.
Czego KFS nie sfinansuje
Ta część rozczarowuje najczęściej, więc lepiej wiedzieć od razu. Ustawa wyklucza z finansowania kształcenie, które pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów. Okresowe szkolenia BHP są dokładnie takim obowiązkiem — wynikają z Kodeksu pracy — więc nie da się ich przenieść na KFS. To wyłączenie z samej ustawy, a nie zwyczaj konkretnego urzędu.
Pozostałe wyłączenia to koszty pokryte już z innych środków publicznych oraz kształcenie rozpoczęte przed zawarciem umowy z urzędem. Ta ostatnia zasada bywa kosztowna: pierwszy dzień szkolenia przed podpisaniem umowy potrafi wywrócić cały wniosek.
Po stronie kosztów kwalifikowanych ustawa wymienia m.in. samo szkolenie, egzaminy i certyfikację, studia podyplomowe, badania lekarskie i psychologiczne oraz ubezpieczenie NNW na czas kształcenia. Kalkulator prosi o „koszt na uczestnika” właśnie w tym rozumieniu — to suma pozycji kwalifikowanych, a nie sama faktura za kurs.
Gdzie tu miejsce na szkolenia VR
Skoro obowiązkowe BHP odpada, sensowne wnioski dotyczą kształcenia ponad obowiązek: kwalifikacji zawodowych, uprawnień, kompetencji technicznych, specjalistycznych szkoleń ratowniczych czy przygotowania zespołu do nowej technologii — takie scenariusze znajdziesz w naszym katalogu szkoleń VR. Szkolenia VR mieszczą się tam, gdzie realnie podnoszą kwalifikacje, a nie tam, gdzie zastępują ustawowy instruktaż.
Praktyczna kolejność jest taka: najpierw sprawdź w narzędziu wymagane szkolenia BHP, co jest Twoim obowiązkiem — tego z KFS nie sfinansujesz. Dopiero to, co zostaje ponad tę listę, ma sens jako wniosek, a ile kosztuje pilotaż szkolenia VR to zwykle kwota, którą wniosek musi uzasadnić. Ile z tego zostanie po Twojej stronie po dofinansowaniu, policzysz w kalkulatorze ROI szkoleń VR.
Zanim złożysz wniosek
Od 2026 roku wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto na praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności (Publiczne Służby Zatrudnienia). Nabory ogłasza każdy urząd osobno i każdy ma własną pulę środków, dlatego terminy sprawdza się u siebie w powiecie, a nie w ogólnopolskim komunikacie.
Warto też zderzyć swój pomysł z priorytetami wydatkowania na dany rok, publikowanymi przez ministerstwo (MRPiPS, KFS 2026). Wniosek, który wpisuje się w priorytet, ma po prostu większe szanse w naborze, w którym środki kończą się szybciej niż chętni.
Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wsparcie stanowi pomoc de minimis, więc wlicza się do wspólnego limitu tej pomocy — o tym również lepiej pamiętać przed, a nie po.
I rzecz, o której łatwo zapomnieć w uldze po przyznaniu środków: umowa z urzędem reguluje też rozliczenie. Termin zakończenia kształcenia, dokumenty i faktury mają swoje daty, a ich niedotrzymanie potrafi skończyć się zwrotem dofinansowania.
