Ile można dostać z KFS na jednego pracownika?

Dofinansowanie na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w roku kalendarzowym. Przy stawce 70% oznacza to, że pełne dofinansowanie obejmuje szkolenie do momentu, w którym 70% jego kosztu zrówna się z tym limitem — nadwyżkę pokrywa pracodawca.

Czy szkolenie VR kwalifikuje się do KFS?

Tak, o ile nie jest realizacją obowiązku, który i tak spoczywa na pracodawcy. Wdrożenie szkoleń VR wpisuje się w priorytet dotyczący nowych procesów, technologii i narzędzi pracy oraz umiejętności cyfrowych. Decyzję podejmuje powiatowy urząd pracy na podstawie regulaminu naboru.

Czy KFS sfinansuje obowiązkowe szkolenie okresowe BHP?

Zwykle nie. Ustawa wyłącza z finansowania kształcenie, które pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, a szkolenia BHP są takim obowiązkiem, realizowanym na koszt pracodawcy. Finansowane może być natomiast kształcenie wykraczające ponad to minimum.

Ile wynosi roczny limit KFS dla firmy?

Zależy od liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty: czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia do 9 osób, ośmiokrotność przy 10–49 osobach, dwunastokrotność przy 50–249 osobach i czternastokrotność od 250 osób. To limit na wszystko, co firma otrzyma z KFS w danym roku kalendarzowym.

Czy dofinansowanie z KFS to pomoc de minimis?

Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą tak. Oznacza to, że kwota wlicza się do wspólnego limitu pomocy de minimis, jaki firma może otrzymać w okresie trzech lat. Warto sprawdzić wykorzystany limit przed złożeniem wniosku.

Kto składa wniosek o środki z KFS?

Wniosek składa pracodawca, a nie pracownik ani firma szkoleniowa. Od 2026 roku wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto na praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności.

Bezpłatne narzędzie

Kalkulator dofinansowania KFS 2026

Podaj liczbę zatrudnionych, liczbę uczestników i koszt szkolenia — policzymy szacunkową kwotę dofinansowania, wkład własny i oba limity obowiązujące w 2026 roku.

Kalkulator dofinansowania KFS szacuje, ile Twoja firma może odzyskać z Krajowego Funduszu Szkoleniowego na szkolenie pracowników — w tym na szkolenia z wykorzystaniem VR. Zasada jest prosta: urząd pracy może pokryć do 90% kosztów kształcenia, jeśli zatrudniasz nie więcej niż 9 osób, albo do 70% w pozostałych przypadkach. Obowiązują przy tym dwa limity kwotowe: na jednego uczestnika i na całą firmę w roku kalendarzowym. Wynik jest szacunkiem poglądowym — o przyznaniu środków decyduje powiatowy urząd pracy, w granicach swojego budżetu i priorytetów na dany rok.

Twoje dane do wyliczenia

Liczby przetwarzamy w Twojej przeglądarce, bez wysyłania ich na nasz serwer. Trafiają natomiast do adresu strony — dzięki temu możesz wysłać komuś link z gotowym wynikiem.

Przykładowe scenariusze

Zacznij od pracodawcy podobnego do Ciebie, a potem zmień każdą wartość.

Szacunkowy wynik

Szacowane dofinansowanie z KFS

14 000 zł

Dla 5 uczestników przy maksymalnej stawce 70% kosztów kształcenia.

Po stronie pracodawcy

6000 zł

Łączny koszt: 20 000 zł

Wkład własny (30% kosztów): 6000 zł

Limity, które Cię dotyczą

Na jednego uczestnika w roku: 19 126 zł
Na firmę w roku kalendarzowym: 76 503 zł

Twój próg zatrudnienia: 10–49 osób

Stawki 90% i 70% to maksimum przewidziane w ustawie. Urząd pracy może przyznać mniej albo odmówić, jeśli zabraknie środków lub wniosek nie wpisze się w priorytety.

Wzór

Dofinansowanie na uczestnika = mniejsza z dwóch wartości: (koszt kształcenia × stawka) oraz limit na uczestnika. Stawka wynosi 90% przy zatrudnieniu do 9 osób i 70% powyżej. Suma dla wszystkich uczestników jest następnie ograniczana rocznym limitem firmy, zależnym od progu zatrudnienia. Wkład własny to różnica między kosztem całkowitym a dofinansowaniem.

Uwaga na kolejność: ustawa mówi „do 70% tych kosztów, jednak nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia” — limit ogranicza kwotę dofinansowania, a nie koszt przyjmowany do wyliczenia. Kalkulator liczy to właśnie tak.

Wszystkie limity są wielokrotnością przeciętnego wynagrodzenia: 9562,88 zł. Ta kwota zmienia się co kwartał, więc limity też.

Źródła

Ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620) — Art. 125–133 regulują KFS. Art. 126 ust. 1 i 2: środki przyznaje się „w wysokości do 70% tych kosztów" (do 90% dla podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób), „jednak nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym" na jednego uczestnika.
Komunikat Prezesa GUS z 11 maja 2026 r. — przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2026 r. — Przeciętne wynagrodzenie w I kwartale 2026 r. wyniosło 9 562,88 zł. Art. 2 ustawy każe stosować przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego kwartału, począwszy od pierwszego dnia miesiąca po ogłoszeniu — czyli od 1 czerwca 2026 r.
MRPiPS — priorytety wydatkowania KFS w 2026 r. i plan wydatkowania — Cztery priorytety ogólnopolskie na 2026 r. oraz budżet KFS w wysokości 419 591 tys. zł. Województwa mogą dodać do 3 priorytetów, powiaty 1.
Publiczne Służby Zatrudnienia — Krajowy Fundusz Szkoleniowy — Zasady naboru, katalog kosztów i tryb składania wniosku. Od 2026 r. wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto na praca.gov.pl, do PUP właściwego dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności.

Stan na 2026-07-20. Wynik jest szacunkiem poglądowym i nie stanowi informacji o przyznaniu środków — decyduje powiatowy urząd pracy, zgodnie z regulaminem naboru, dostępnym budżetem i priorytetami na dany rok.

Czym jest KFS?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na dofinansowanie kształcenia ustawicznego osób pracujących: pracowników, pracodawców, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Celem jest zapobieganie utracie zatrudnienia z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań zmieniającej się gospodarki. Środki przyznaje starosta, w praktyce powiatowy urząd pracy.

Ile wynosi dofinansowanie z KFS?

Ze środków KFS można sfinansować do 90% kosztów kształcenia, jeśli wnioskodawca nie zatrudnia pracowników albo zatrudnia nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełne etaty. W pozostałych przypadkach jest to do 70% kosztów. Resztę wnosi pracodawca jako wkład własny. Słowo „do” jest tu istotne: to górna granica, a nie kwota gwarantowana.

Jakie są limity KFS?

Obowiązują dwa niezależne limity. Pierwszy dotyczy jednego uczestnika: dofinansowanie nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w roku kalendarzowym. Drugi dotyczy całej firmy i zależy od progu zatrudnienia — od czterokrotności przeciętnego wynagrodzenia dla podmiotów do 9 osób, przez ośmiokrotność i dwunastokrotność, po czternastokrotność dla zatrudniających co najmniej 250 osób.

Kto może skorzystać z KFS?

O środki wnioskuje pracodawca — także jednoosobowa działalność gospodarcza bez pracowników, która chce sfinansować własne kształcenie. Wsparciem można objąć pracowników, samego pracodawcę, osoby prowadzące działalność oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wsparcie stanowi pomoc de minimis, więc wlicza się do wspólnego limitu tej pomocy.

Jak policzyć wkład własny KFS?

Wkład własny to różnica między kosztem kształcenia a przyznanym dofinansowaniem — ale składa się z trzech różnych rzeczy. Pierwsza to ustawowy udział własny: 10% albo 30% kosztów. Druga to nadwyżka ponad limit na uczestnika. Trzecia to część ucięta rocznym limitem firmy. Kalkulator rozbija je osobno, bo każdą naprawia się inaczej.

Co KFS finansuje, a czego nie sfinansuje

Koszty kwalifikowalne

Ustawa wymienia zamknięty katalog należności, które można pokryć ze środków KFS:

szkolenia wskazane przez wnioskodawcę, realizowane z jego inicjatywy lub za jego zgodą
egzaminy i dokumenty potwierdzające nabytą wiedzę, umiejętności lub kwalifikacje
studia podyplomowe
badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub zadań zawodowych po nim
ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem

Wyłączenia wprost z ustawy

Środków KFS nie można przeznaczyć na kształcenie, które:

zostało już sfinansowane z innych środków publicznych
pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów — to właśnie ten punkt wyklucza obowiązkowe szkolenia BHP i ppoż.
obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o finansowanie — nie wolno ruszyć ze szkoleniem przed podpisaniem umowy z urzędem

Czy z KFS można sfinansować szkolenie BHP?

Nie w zakresie, w jakim jest ono obowiązkiem pracodawcy. Ustawa wprost wyłącza z finansowania kształcenie, które pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, a Kodeks pracy nakłada obowiązek szkoleń wstępnych i okresowych BHP i to na koszt pracodawcy. Wniosek o sfinansowanie z KFS obowiązkowego szkolenia okresowego zostanie więc najczęściej odrzucony.

Co w praktyce się kwalifikuje

Kwalifikuje się kształcenie wykraczające ponad ustawowe minimum: praktyczny trening sytuacji krytycznych — ewakuacji, procedur LOTO, rozpoznawania zagrożeń w ruchu zakładowym — a także uprawnienia i certyfikacje wykraczające poza obowiązkowy zakres. Kwalifikuje się również wdrożenie nowej technologii szkoleniowej, takiej jak VR, wraz z przygotowaniem zespołu do korzystania z niej. To wprost trzeci priorytet KFS na ten rok. O kwalifikowalności rozstrzyga jednak urząd, na podstawie regulaminu konkretnego naboru.

Priorytety KFS na 2026 rok

Urząd pracy ocenia wniosek przede wszystkim pod kątem zgodności z priorytetami wydatkowania ogłoszonymi na dany rok. Na 2026 rok ministerstwo ogłosiło cztery priorytety ogólnopolskie; do tego każde województwo może dodać maksymalnie trzy, a każdy powiat jeden.

Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi, rozwój dialogu społecznego, partycypację pracowniczą i wspieranie integracji w miejscu pracy.
Rozwój umiejętności i kwalifikacji w zawodach uznanych za deficytowe na danym terenie — w powiecie lub w województwie.
Kształcenie związane z zastosowaniem w firmie nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, sztucznej inteligencji i tzw. umiejętności zielonych.
Rozwój umiejętności i kwalifikacji w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych, a także w spółdzielniach socjalnych i przedsiębiorstwach społecznych.

Wdrożenie szkoleń VR mieści się w trzecim priorytecie: to nowa technologia i nowe narzędzie pracy, a przygotowanie zespołu do korzystania z niej rozwija kompetencje cyfrowe.

Priorytety wojewódzkie i powiatowe różnią się w zależności od urzędu, dlatego sprawdź je w regulaminie naboru swojego powiatowego urzędu pracy.

Priorytety KFS 2026 — MRPiPS

Jak złożyć wniosek o KFS?

Od 2026 roku wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto na platformie praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności. Nabory ogłasza każdy urząd osobno i każdy dysponuje własną pulą środków, dlatego terminy i szczegółowe zasady sprawdza się u siebie w powiecie.

Od czego zależy, czy urząd przyzna środki?

Rozpatrując wniosek, starosta bierze pod uwagę trzy rzeczy: zgodność planowanych działań z priorytetami wydatkowania na dany rok, zgodność nabywanych kompetencji z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy oraz koszt usługi w porównaniu z cenami podobnych szkoleń dostępnych na rynku. Dobrze uzasadniony wniosek odnosi się wprost do wszystkich trzech.

Najczęstsze pytania o KFS

Ile można dostać z KFS na jednego pracownika?: Dofinansowanie na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w roku kalendarzowym. Przy stawce 70% oznacza to, że pełne dofinansowanie obejmuje szkolenie do momentu, w którym 70% jego kosztu zrówna się z tym limitem — nadwyżkę pokrywa pracodawca.
Czy szkolenie VR kwalifikuje się do KFS?: Tak, o ile nie jest realizacją obowiązku, który i tak spoczywa na pracodawcy. Wdrożenie szkoleń VR wpisuje się w priorytet dotyczący nowych procesów, technologii i narzędzi pracy oraz umiejętności cyfrowych. Decyzję podejmuje powiatowy urząd pracy na podstawie regulaminu naboru.
Czy KFS sfinansuje obowiązkowe szkolenie okresowe BHP?: Zwykle nie. Ustawa wyłącza z finansowania kształcenie, które pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, a szkolenia BHP są takim obowiązkiem, realizowanym na koszt pracodawcy. Finansowane może być natomiast kształcenie wykraczające ponad to minimum.
Ile wynosi roczny limit KFS dla firmy?: Zależy od liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty: czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia do 9 osób, ośmiokrotność przy 10–49 osobach, dwunastokrotność przy 50–249 osobach i czternastokrotność od 250 osób. To limit na wszystko, co firma otrzyma z KFS w danym roku kalendarzowym.
Czy dofinansowanie z KFS to pomoc de minimis?: Dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą tak. Oznacza to, że kwota wlicza się do wspólnego limitu pomocy de minimis, jaki firma może otrzymać w okresie trzech lat. Warto sprawdzić wykorzystany limit przed złożeniem wniosku.
Kto składa wniosek o środki z KFS?: Wniosek składa pracodawca, a nie pracownik ani firma szkoleniowa. Od 2026 roku wyłącznie elektronicznie, przez indywidualne konto na praca.gov.pl, do powiatowego urzędu pracy właściwego dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności.