Le cahier des charges d’un simulateur VR est le document qui permet aux prestataires de chiffrer de façon comparable une application de formation VR sur mesure. Un bon cahier des charges dit ce que l’apprenant doit savoir faire après la formation, où et sur quel matériel l’application tournera, quels résultats elle doit enregistrer, à qui elle appartiendra et qui la maintiendra. Il parle peu de technologie. Il parle beaucoup du travail à former.
Les appels d’offres faibles font souvent l’inverse. Ils citent un modèle de casque, un moteur de jeu et des « graphismes réalistes », puis laissent le scénario à l’imagination du prestataire. Voici ce qu’il faut écrire à la place, vu par une équipe qui répond à ce type de demandes.
Partir du résultat, pas du casque
Le cœur du document, c’est la tâche : ce que fait l’apprenant, dans quel ordre, quelles erreurs le scénario doit provoquer et quand la formation est réussie. Une tâche se chiffre. Une « expérience immersive », non. Les prestataires devinent alors, et vous recevez des offres impossibles à comparer.
Décrivez-la comme vous briefez un nouveau formateur :
- la procédure étape par étape, en signalant celles où les erreurs arrivent aujourd’hui ;
- les erreurs que la simulation doit permettre, et ce qui doit se passer quand quelqu’un les commet ;
- le critère de réussite (toutes les étapes critiques correctes, un temps limite, un score minimal) ;
- les documents, photos, plans ou fichiers CAO que vous pouvez fournir pour que le site virtuel ressemble au vrai.
Si la procédure est la même dans toutes les entreprises (utiliser un extincteur, la réanimation cardio-pulmonaire, repérer les dangers), arrêtez-vous ici et consultez d’abord le catalogue de formations VR. Commander un scénario qui existe déjà est la façon la plus chère de l’obtenir. Notre article formation VR sur mesure ou module prêt à l’emploi aide à trancher.
Décrire des exigences, pas des marques
Le cahier des charges doit dire ce que le matériel doit faire (autonome ou relié à un PC, suivi des mains ou manettes, fonctionnement hors ligne) et laisser la place à des produits équivalents. La concurrence reste ouverte et vous êtes protégé si une gamme change.
Pour les acheteurs publics de l’UE, c’est une obligation. L’article 42 de la directive 2014/24/UE (Parlement européen et Conseil, 2014) exige que les spécifications techniques donnent aux opérateurs un accès égal. Une référence à une marque ou à un type n’est admise qu’à titre exceptionnel, accompagnée de la mention « ou équivalent ». Le droit français de la commande publique transpose cette directive. Une entreprise privée n’y est pas tenue, mais la logique vaut aussi pour elle.
Le marché a fourni une raison concrète en 2026. Meta a arrêté le 20 février 2026 la vente des versions professionnelles du Quest et des Horizon managed services, et les clients existants gardent le support jusqu’au 4 janvier 2030 (Meta, 2026). Un appel d’offres écrit autour de l’offre entreprise d’un seul fabricant était à refaire. Exiger une application basée sur OpenXR, le standard ouvert et libre de redevances pour les applications XR (Khronos Group), permet de ne pas dépendre d’un seul appareil. Plus de détails sur le matériel dans casques VR entreprise après le retrait de Meta.
Dire où l’application va tourner
La formation se déroule rarement dans un bureau calme. Indiquez les vraies conditions : un réfectoire sans Wi-Fi, une salle partagée par trois équipes, des apprenants debout ou assis, plusieurs casques en même temps.
Ces détails font le prix. Le fonctionnement hors ligne, le mode kiosque qui verrouille le casque sur la formation et l’installation à distance sur toute une flotte doivent être développés ou fournis par une plateforme. Si vous possédez déjà des casques, indiquez les modèles pour que le prestataire développe pour eux.
Préciser les données, pas seulement l’application
Le simulateur doit enregistrer plus que « commencé » et « terminé ». Demandez les résultats par étape, le nombre de tentatives, le temps passé et les erreurs commises, pour chaque salarié. Indiquez ensuite où ces données doivent aller : un rapport téléchargeable, votre LMS, un SIRH ou une attestation.
C’est cette partie qui transforme une démonstration en preuve que la formation prévue par l’article L4141-2 du Code du travail a bien eu lieu, et c’est celle que la plupart des cahiers des charges oublient. Précisez le format (export CSV ou XLSX, API lisible par vos systèmes) et le propriétaire des données. Si vous n’avez aucun système pour les recevoir, la couche de gestion du prestataire compte autant que le scénario. Les points à comparer sont dans choisir un LMS VR, et la page LMS VR montre ce que le nôtre enregistre.
Droits, licence et support après la mise en service
Décidez avant d’écrire : avez-vous besoin de l’application en exclusivité, avec remise du code source, ou une licence suffit-elle ? L’article 42 de la même directive permet à l’acheteur public d’indiquer si un transfert de droits de propriété intellectuelle est exigé. C’est donc une clause légitime de tout appel d’offres.
La pleine propriété coûte le plus cher. Une licence où le prestataire partage le coût de production et peut proposer l’application à d’autres coûte moins. L’extension d’une application existante est encore moins chère. Faites chiffrer le modèle voulu et demandez ce qui se passe après le lancement : qui corrige les bugs, qui porte l’application sur la génération suivante de casques, comment une procédure modifiée entre dans le scénario.
Accessibilité et langues
Si des salariés utilisent l’application, pensez aux personnes qui ne peuvent pas rester longtemps debout, qui portent des lunettes ou qui lisent mal la langue de la formation. La directive demande aux acheteurs publics de tenir compte de critères d’accessibilité pour tout ce qu’utilisent des personnes physiques, personnel compris, sauf cas dûment justifiés.
Listez les langues nécessaires aujourd’hui et celles attendues d’ici deux ans. La voix off, le texte à l’écran et le tableau de résultats comptent tous.
Comparer les offres
Le prix seul est un mauvais critère pour une application de formation. Notez d’abord l’adéquation du scénario proposé à votre tâche, le processus du prestataire (atelier, validation du script avant la 3D, tests avec de vrais utilisateurs), les conditions sur les données et le support, et seulement ensuite le coût.
Demandez à chaque candidat un enregistrement d’une application qu’il a réellement développée, pas des rendus de concept. Demandez aussi un calendrier réaliste. Chez EHS VR, un scénario unique et bien défini demande en général 8 à 16 semaines entre le premier atelier et une application qui tourne sur vos casques (EHS VR, développement d’applications VR et AR). Une offre qui promet un simulateur complexe en trois semaines réutilise une application existante (très bien, si c’est dit) ou sous-estime le travail.
Le budget dépend du volume. Dans le modèle de PwC, la formation VR atteignait le coût de la formation en salle à partir d’environ 375 apprenants (PwC, 2020). Saisissez vos propres effectifs et votre rythme de recyclage dans le calculateur de ROI de la formation VR avant de fixer une ligne budgétaire.
La liste de contrôle sur une page
- 1La tâche : étapes, erreurs critiques, critère de réussite, documents sources.
- 2Le catalogue : un module existant couvre-t-il déjà le besoin ?
- 3Le matériel : exigences avec « ou équivalent », modèles déjà possédés, besoin hors ligne.
- 4Les données : ce qui est enregistré, format d’export, système cible, propriétaire.
- 5Les droits : application exclusive avec code ou licence avec mises à jour.
- 6Le support : corrections, nouvelles générations de casques, procédures modifiées.
- 7Accessibilité et langues.
- 8Les critères d’évaluation et leur pondération, écrits dans l’appel d’offres.
Si vous voulez un second avis sur votre projet de cahier des charges, envoyez-le-nous. Notre équipe en Pologne assure le développement d’applications VR et AR sur mesure du premier atelier jusqu’au tableau de bord qui enregistre les résultats. Et nous vous dirons franchement si un module du catalogue suffit.
